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Ihr persönlicher Realify PaperOffice Experte übernimmt alles für Sie (Subfunção 1 de 71)

Para que você tenha tempo para coisas mais importantes, um especialista sobre os problemas de integração na indústria Realify PaperOffice™ DMS adota várias tarefas para todos usam Realify PaperOffice™ DMS, começando com a preparação de requisitos e planejamento até a instalação e configuração, treinamento e terminando com uma introdução que resume.
Você sempre terá uma pessoa de contato de Realify PaperOffice™ DMS, que coordena todo o trabalho - não importa o que você precisa e como resolver um problema particular.

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PrinterConnect (Subfunção 2 de 71)

Bei PrinterConnect handelt es sich um einen virtuellen Drucker, welcher automatisch von PaperOffice installiert wird um Informationen aus jeder Anwendung zu speichern.

Bei dem einfachen Befehl „Drucken auf Realify PaperOffice“ wird das zu druckende Dokument direkt in ein PDF/A für die Langzeitarchivierung umgewandelt und direkt in PaperOffice gespeichert.

PrinterConnect arbeitet mit jeder handelsüblichen Software zusammen.

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Pasta de documentos (Lista de exibição) (Subfunção 3 de 71)

Na lista de pastas de documentos todos os pastas de documentos estão listadas, que, por exemplo, em gestores vistas- foram determinados ou encontrados pela palavra-chave ao vivo e é o principal indicador na Realify PaperOffice™ DMS para listar pastas de documentos.

Você pode encontrar todas as pastas de documentos, que devem aparecer na lista de pastas de documentos Filtro extensa, grupo ou imprimir uma lista.

Além disso, você pode especificar quais pastas de documentos campos aparecem na lista ou, por exemplo, mude a ordem dos campos.

Ações rápidas para a pasta documento selecionado através do menu de contexto maximizar a velocidade de processamento para um máximo absoluto.

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Virtuelle Dokumente (Übersicht) (Subfunção 4 de 71)

Virtuelle Dokumente sind die zentralen Speicherelemente in PaperOffice und werden in Ordnern gespeichert, welche sozusagen als Sammelcontainer Ihrer Dokumente dienen.

Sie können in einen virtuellen Ordner nahezu jeden Inhalt, wie Papierdokumente, Dateien oder Digitalbilder einfügen. Virtuelle Ordner sind vergleichbar mit handelsüblichen Hängemappen oder Ihnen bekannten Windows Ordnern. Anschliessend können die Dokumente umfangreich mit verschiedenen Eigenschaften versehen, mit Kontakten verknüpft, auf Wiedervorlage gelegt, mit Benutzerrechten versehen werden.

Die Dokumente werden gesammelt, sortiert und in einer digitalen zentralen Datenbank abgelegt, welche sich wahlweise auf ihrem lokalen PC, Server oder NAS-Laufwerk befindet.

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(Subfunção 5 de 71)

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(Subfunção 6 de 71)

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ScanConnect (Subfunção 7 de 71)

Hierbei handelt es sich um das zentrale Werkzeug um Papierdokumente einzuscannen oder Bilddateien von der Festplatte als virtueller Scan einzulesen.

Aktivieren Sie optional Scanoptionen, wie ADF oder Duplex, insofern Ihr Scanner diese nicht automatisch aktiviert.

Anschliessend können Sie auswählen, was nach dem Einscannen passieren soll, wie z.B. Auftrennen: Weisse Trennblätter werden gesucht und die Dokumente werden in einzelne aufgetrennt.

ScanConnect unterstützt nahezu alle handelsüblichen Scanner, doppelseitiges Scannen wie auch die automatische Dokumentzufuhr.

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(Subfunção 8 de 71)

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(Subfunção 9 de 71)

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(Subfunção 10 de 71)

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(Subfunção 11 de 71)

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(Subfunção 12 de 71)

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Depósito original (Subfunção 13 de 71)

Aqui você pode especificar onde você salvou o documento original. As áreas de armazenamento originais pode ser administrada na gestão dos locais de armazenamento de originais. Você vai encontrar o documento original apropriado ou rapidamente também será notificado no caso de, por exemplo, eliminar a pasta com os documentos que também precisam remover o original de seu local de armazenagem.

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Tipo de pasta de documentos (Subfunção 14 de 71)

Para cada pasta documento pode ser atribuído um tipo de pasta documento primário e secundário. De acordo com esses tipos de pastas de documentos podem ser filtrados no gerenciador de exibição para, por exemplo, mostrar apenas as faturas. Tipos de pasta documento pode ser criado e administrado livremente.

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Data de pastas com documentos (Subfunção 15 de 71)

Selecione a data de uma pasta com documentos diretamente em uma pasta com documentos. Mapeamentos Manager podem ser reduzidas a essas datas, por exemplo, para especificar apenas as pastas com documentos que foram criados em Maio passado.

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Número de referência (Subfunção 16 de 71)

Você pode fazer o download do respectivo número do documento depositado diretamente a ele mais tarde, por exemplo, Para pesquisar com a pesquisa avançada posteriormente.

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Somas e Impostos (Subfunção 17 de 71)

Para a pasta de documento poderia ser depositado líquido e as quantias brutas ea taxa de imposto respectivo. Isso permite que você calcular a quantidade de pastas selecionadas na lista de pastas de documentos.

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Observe a pasta com documentos (Subfunção 18 de 71)

Para qualquer pasta de documentos podem ser armazenados notas, sugestões ou instruções de trabalho. Estes são exibidas automaticamente como um PostIt virtual, uma vez que a pasta do documento é exibida.

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A integração na visualização pasta de documentos (Subfunção 19 de 71)

A integração na visualização pasta documento: Isso vai ser expandida com um guia "notas depositados" e fornece-lo diretamente na visualização de toda a nota pasta de documentos

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ScreenCapture (Subfunção 20 de 71)

Mit ScreenCapture erstellen Sie Bildschirmausdrucke auf Knopfdruck und speichern diese direkt in PaperOffice.

Bildschirmdruck vom SAP oder Onlinebanking? Kein Problem. Simpler Druck auf die Druck-Taste erstellt den gewünschten Bildschirmdruck und gibt diesen an PaperOffice weiter.

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Status de pasta de documentos (Subfunção 21 de 71)

Cada pasta com os documentos podem ser fornecidos com o estatuto de Estado. Os dados sobre o estatuto do estado são exibidas na lista de pastas com os documentos, o que simplifica o fluxo de trabalho interno.

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Virtuelle Dokumente (Basis-Eigenschaften) (Subfunção 22 de 71)

In Basis Eigenschaften der virtuellen Dokumente können frei wählbare Dokumentnamen eingetragen und weiterführende Datumsangaben, wie "Datum auf dem Dokument", "Posteingang oder Wiedervorlagedatum" festgelegt werden. So können Sie später Ihre Suche auf bestimmte Dokumenteigenschaften, wie Datumsangaben, eingegrenzt werden.

Zudem können zusätzliche Dokumentbemerkungen eingegeben oder der Dokumentinhalt beschrieben werden.

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Virtuelle Dokumente (Verschlagwortung) (Subfunção 23 de 71)

Sie können Dokumente mit einer Priorisierung versehen, um so zu kennzeichnen, dass das Dokument eine Wichtigkeitsstufe von "niedrig" bis "hoch" besitzt. Zudem kann der Dokumentstatus festgelegt werden, diesem kann eine Farbe zugewiesen werden, welche in der Dokumentliste erscheint.

Schlüsselwörter, Dokumenttypen und Originalablageorte können ebenfalls hinterlegt werden.

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OutlookConnect (Subfunção 24 de 71)

Das OutlookConnect baut eine dynamische Live-Echtzeitverbindung zu Ihrem installierten Outlook auf und lässt Sie direkt aus PaperOffice heraus auf diese bestehenden Daten zugreifen.

So können z.B. virtuelle Dokumente mit Outlook-Terminen verknüpft werden, welche dann ohne Synchronisierung in Echtzeit in Ihrem Outlook-Kalender erscheinen.

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OfficeConnect (Subfunção 25 de 71)

Office Dokumente können aus der Oberfläche heraus, via Drag&Drop oder direkt aus Microsoft Office hinzugefügt werden. Die hinzugefügten Office Dokumente werden anschliessend mit SmartSpell Texterkennung verarbeitet und hochverschlüsselt in der PaperOffice Datenbank abgelegt.

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FolderConnect monitoramento diretório (Subfunção 26 de 71)

Mit der Verzeichnisüberwachung lassen sich Windows-Verzeichnisse und Outlook-Verzeichnisse überwachen und vordefinierte Aktionen ausführen sobald neue Dateien in diesen Verzeichnissen vorhanden sind.

So werden z.B. neue Dateien in die von Ihnen festgelegten Ordner importiert, denen eine bestimmte Bezeichnung zugeordnet und Dokumentstatus festgelegt.

So werden nahezu unbegrenzte Möglichkeiten angeboten, um Dateien jeglicher Art vollautomatisiert aufzunehmen, zu verschlagworten und in PaperOffice zu speichern.

Zusätzlich und nicht standartmäßig bietet PaperOffice ausserdem die Unterstützung von XML-Steuerdateien.

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Virtuelle Dokumente (Benutzerdefinierte Formulare) (Subfunção 27 de 71)

Die benutzerdefinierten Formulare eröffnen maximale Anpassungsmöglichkeiten für die virtuellen Dokumente. So können ganz verschiedene benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

Sie können bestimmen, bei welchem Dokumenttyp diese angezeigt werden und einsehen, wieviele Dokumente das eine oder das andere benutzerdefinierte Feld nutzen.

Mit dem Formular Designer sind neue Formulare schnell neu erstellt und werden direkt in das Dokument auf Wunsch eingebunden.

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Gerenciamento de usuários e direitos (Subfunção 28 de 71)

Mit der zentralen Benutzerverwaltung kann die Administration der Benutzerstammsätze zentral in Realify PaperOffice vorgenommen werden, so haben Sie die Übersicht über alle Benutzerdaten.

Die Benutzerverwaltung bietet in Realify PaperOffice zahlreiche Funktionen zur Verwaltung komplexer Benutzerstrukturen innerhalb Ihres Netzwerkes mit verschiedenen Rechten, Zuordnung von Gruppen, Passwort Hinterlegung an.

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Pastas de documentos virtuais (Gestão object) (Subfunção 29 de 71)

Alle Dokumente die zueinander gehören und nicht durch einen Ordner miteinander verbunden werden sollten, wie z.B. die zu einem Geschäftsvorgang gehören (Anfrage A123, Angebot A123, Rechnung A123, Storno A123 usw) können in Dokumentmappen verbunden werden.

Jedes hinzugefügte Dokument wird direkt als Vorschaubild angezeigt und aufgelistet.

Neue Dokumente können schnell vom z.B. Scanner, Festplatte oder Netzwerk, per Drag&Drop hinzugefügt und in eine Dokumentmappe verbunden werden.

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Virtuelle Dokumente (Sicherheit | Freigabestufe) (Subfunção 30 de 71)

Hier kann zusätzlich explizit festgelegt werden, über welche Freigabestufe das eine oder andere Dokument verfügt. Benutzer unterhalb dieser Freigabestufe bekommen das Dokument nicht angezeigt.

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Rede e trabalho em equipe (Subfunção 31 de 71)

Durch Netzwerk und Teamwork wird das gemeinsame Arbeiten mit zentral gespeicherten Dokumenten und Informationen zum Kinderspiel.

Selbst die Zuweisung und Kontrolle von Erledigungen an andere Benutzer von Dokumenten ist in sekundenschnelle eingerichtet.

Dabei stellt die Netzwerkkontrolle ständig sicher, dass z.B. Benutzer netzwerkweit nur die für sie zugelassenen Dokumentmappen und Informationen einsehen können und doppelt geöffnete Dokumentmappen nicht gleichzeitig bearbeitet werden können um inkonsistente Daten zu vermeiden.

Umfangreiche Tools und Werkzeuge für ein netzwerkweites Teamwork in Verbindung mit der automatischen Dokumentmappenverlaufs- Historie und integrierte Messaging-Tools wie z.B. Echtzeitchat innerhalb der Realify PaperOffice Datenbanken realisieren perfekte Workflows und bieten ein absolutes Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz.

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FormDesigner (Subfunção 32 de 71)

Der FormularDesigner bietet Ihnen die Möglichkeit, innerhalb der Dokumentmappe eigene benutzerdefinierte Formulare zu erstellen und einzubinden. So lassen sich absolut flexible Informationen direkt in der Dokumentmappe festhalten und mit dem ReportDesigner direkt als Reports oder Ausdruckvorlagen ausgeben.

Sie benötigen eine Vertragsverwaltung mit ausdruckbaren Vertragsunterlagen und inbegriffener Fristenverwaltung? Das alles lässt sich mit dem FormularDesigner realisieren.

Dabei kann der FormularDesigner sogar auf bereits bestehende Datenbanken z.B. aus Ihrem Datev, ERP oder Exchange zugreifen und diese Informationen live direkt in der Dokumentmappe anzeigen.

Das Bereitstellen von Vorlagen für Dokumentmappen runden dieses unglaubliche Multifunktionswerkzeug ab und geben Ihnen eine maximal Anpassungsmöglichkeit.

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Armazenamento de dados MDB (Subfunção 33 de 71)

Die MDB-Datenspeicherung wird von Realify PaperOffice standardmässig zur Datenspeicherung eingesetzt.

Dabei werden die in Realify PaperOffice gespeicherten Dateien und Dokumente wahlweise im Windows-Dateisystem gespeichert und als Pfad in der MDB-Datenbank gespeichert.

Dabei beinhaltet die MDB-Datenbank alle Informationen zu Dokumentmappen, Kategorie- Ordnern und z.B. auch Kalendereinträge. Diese MDB-Datenbank kann lokal oder je nach Version auch auf Netzwerklaufwerken oder Servern gespeichert sein, damit mehrere Benutzer gleichzeitigen Zugriff erhalten und im Team arbeiten können.

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Gestão de dados MDB (Subfunção 34 de 71)

Mit der Datenbankverwaltung können neue leere MDB-Datenbanken für Realify PaperOffice angelegt, verwaltet und verbunden werden.

Des Weiteren bietet diese eine Übersicht über alle vorhandenen MDB-Datenbanken, zeigt auf Wunsch den Datenbankinhalt im Detail an und bietet automatische Datenbankkomprimierung an.

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Backup de dados MDB (Subfunção 35 de 71)

Über die integrierte Datensicherung können Realify PaperOffice MDB-Datenbanken schnell und zuverlässig gesichert werden.

Dabei können diese Aufgaben manuell oder automatisch durchgeführt werden sowie auch auf verschiedenen Medien erfolgen.

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ReportDesigner (Subfunção 36 de 71)

Der ReportDesigner integriert sich vollständig in Realify PaperOffice und bietet die Möglichkeit, umfangreiche Reports aus Dokumentmappen- Informationen zu generieren.

So kann der ReportDesigner auf jedes Eingabefeld der Dokumentmappe zugreifen, nahezu unbegrenzt durch den Einsatz von HTML & CSS gestaltet werden und so z.B. Deckblätter, Projektzusammenfassungen oder Laufscheine für den Workflow erzeugen.

Einmal erstellte Reports können direkt aus der Dokumentmappenliste erzeugt, gedruckt oder in Realify PaperOffice gespeichert werden.

Die integrierte umfangreiche Druckvorschau macht zudem aus dem ReportDesigner das perfekte Werkzeug.

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Armazenamento de dados SQL (Subfunção 37 de 71)

Die SQL-Datenspeicherung wird optional benutzt und bietet durch einzigartige Performance, Fähigkeiten und Funktionen das Maximalste was Realify PaperOffice zu bieten hat.

Nicht nur, dass alle in Realify PaperOffice gespeicherten Dateien direkt hochverschlüsselt auf Binärebene direkt in der SQL-Datenbank gespeichert werden – es wird kein Windows-Dateiverzeichnis benötigt.

Durch die patentierte Stealth&Secure Technologie sind so keinerlei Dateien im Dateiverzeichnis sichtbar oder auffindbar, sondern liegen mit einer AES-512bit Verschlüsselung gesichert direkt in der SQL-Datenbank.

Die SQL-Datenbank kann sich sowohl auf Ihrem lokalen PC, in Ihrem Netzwerk oder durch Realify Secure Personal Server (RSPS) auf jedem weltweiten Server befinden – die absolute Sicherheit insbesondere bei Bränden oder Überschwemmungen. Des Weiteren nutzt die SQL-Datenspeicherung die revisionssichere Versionierung und garantiert so rechts- und gesetzeskonforme Speicherung auf absolut höchtem Niveau.

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Ordner Verwaltung (Subfunção 38 de 71)

Die Ordner Verwaltung ermöglicht es individuelle Ordnerstrukturen mit Ober- und Unterordnern aufzubauen.

Diese verschiedenen Ordner können anschliessend z.B. visuell gekennzeichnet, denen eine Bemerkung hinterlegt, mit Kontakten verbunden oder mit Freigabestufen versehen werden.

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Gerente de banco de dados SQL (Subfunção 39 de 71)

Der Realify PaperOffice Datenbankmanager konfiguriert vollautomatisch SQL-Datenbanken für den Einsatz mit Realify PaperOffice, nimmt notwendige Systemanpassungen vor und legt alle für den SQL-Betrieb benötigten Datenbanken, Tabellen und Indexe an.

Diese einmalige SQL-Einrichtung ist notwendig, um das Stealth&Secure-Modul, das Modul für die revisionssichere Datenspeicherung, das Versionierungs-Modul und die AES512-Verschlüsselung des Verschlüsselungs-Modul zu aktivieren.

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Pesquisa rápida (Subfunção 40 de 71)

Live search palavra-chave funciona como um motor de busca, com o qual você será capaz de encontrar instantaneamente todos os seus documentos, arquivos e dados são armazenados em Realify PaperOffice™ DMS.

Viver palavra-chave pesquisa não faz distinção entre a fonte original da informação, ele procura o uso de altas algoritmos prozvoditelnosti em tempo real todas as informações disponíveis, se, por exemplo, documentos em papel, PDF, arquivos do Office ou fotos digitais.

A busca de contatos ainda armazenados, entradas de calendário:. você irá obter através de uma simples palavra-chave todos os resultados, independentemente de onde e como eles são armazenados.

A tecnologia de pesquisa Realify PaperOffice™ DMS é único, e você nunca quer trabalhar mais tempo sem ele.

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SQL auditable versioning (Subfunção 41 de 71)

Über die revisionssichere Versionierung wird rechts- und gesetzeskonform sichergestellt, dass das originale Ursprungsdokument, welches in Realify PaperOffice gespeichert wurde, nicht verändert werden kann und jederzeit zur Verfügung steht.

Sobald ein Dokumentmappenobjekt verändert wird, so wird eine Schattenkopie erstellt und automatisch versioniert.

Sie können dann zu dieser Version Notizen hinterlegen und jederzeit, wie in einer Zeitmaschine, zu jeweiligen Versionen springen.

Das Originaldokument bleibt immer unangetastet als Version 1.0 erhalten und kann auch mit technischen Hilfsmitteln nicht mehr verändert werden.

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Exibição de dados de usuário (Subfunção 42 de 71)

Im Suchergebnis wird direkt angezeigt, wer gefundene Dokumentmappen zuletzt und zu welchem Datum geändert hat.

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Pesquisa avançada (Subfunção 43 de 71)

Mit der erweiterten Suche kann die schon ohnehin leistungsstarke Live-Schnellsuche nochmals verfeinert werden um z.B. Unterlagen von bestimmten Personen, Benutzern oder Ablagedatum zu finden.

Die Möglichkeit auf Eingrenzung nach bestimmten Dokumentmappenarten und benutzerdefinierten Feldern macht diese erweiterte Suche unglaublich leistungsfähig.

Und die Möglichkeit wiederkehrende Suchen abzuspeichern und bei Bedarf einfach wieder aufzurufen, maximiert die Benutzerfreundlichkeit und Effektivität.

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Gestão de arquivos (Subfunção 44 de 71)

Alle Realify PaperOffice Datenbanken können jederzeit in einen oder mehrere Archive unterteilt werden.

Mit einer solch logischen Unterteilung lässt sich eine Trennung in z.B. geschäftlich/privat oder Allgemein/Einkauf/Verkauf/Produktion realisieren.

Dabei kann global festgelegt werden, welche Benutzer auf welche Archive Zugriff haben.

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(Subfunção 45 de 71)

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Atualização e suporte pacote (USP) (Subfunção 46 de 71)

Das Update & Support Paket stellt nicht nur sicher, dass Sie jederzeit das neueste und beste Realify PaperOffice-Release nutzen, sondern gibt Ihnen auch durch umfangreiche erstklassige Supportleistungen das gute Gefühl in sicheren Händen zu sein und einen ganz persönlichen Ansprechpartner an der Seite zu haben.

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Gerenciador de exibição (Subfunção 47 de 71)

O Display Manager fornece a capacidade de exibir as pastas de documentos por uma variedade de maneiras.

Assim, por exemplo, documentar carteiras após pasta categoria- não alocado, mostra por data ou contatos vinculados.

O tipo de exibição selecionado é listado, dependendo da configuração em um menu de árvore, que podem ser pesquisados ​​por palavras-chave.

Uma vez neste menu árvore do item desejado for selecionado, a lista de pastas de documentos na lista de pastas de documentos serão ajustados em conformidade e recarregado.

Um total de 8 opções de exibição diferentes estão disponíveis.

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Gestão de campos personalizados (Subfunção 48 de 71)

Isto dá-lhe a oportunidade de criar seus próprios campos individuais e usá-los em uma pasta virtual com documentos.

Você precisa do campo de entrada com o "número de clientes"? Com apenas um clique do mouse mentira disponível para você.

Também na pesquisa avançada e uma lista de pastas com documentos. Para campos pode ser atribuído aos tipos de campos e mesmo padrão.

Os campos individuais são válidos para um ou todos os arquivos.

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Praxiserprobte und perfekte Dokument- und Kategoriestrukturen (Subfunção 49 de 71)

Unsere Realify PaperOffice Experten analysieren und planen zusammen mit Ihnen, wie Ihre Branchenlösung optimal und bestens in Ihren bestehenden Arbeitsablauf, Workflow und Mitarbeiterfluss integriert wird.

Dabei wird Ihre derzeitige Infrastruktur sowie Ihre bisherige Arbeitsweise durch den Einsatz von Realify PaperOffice auf ein Höchstmaß optimiert und alle Ressourcen effizient genutzt.

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Zugeschnittene und hochperformante Dokumentverwaltung (Subfunção 50 de 71)

Alle Arbeitsplätze werden mit Realify PaperOffice optimal ausgerüstet, stehen sofort zum Produktivbetrieb bereit und sämtliche benötigten Maßnahmen und Anpassungen wie z.B. das Anlegen der Benutzer mit Zugriffsrechtzuweisung auf Basis Ihrer individuellen Vorgaben erfolgt durch unsere Experten damit Sie sich vollkommen auf den Einsatz von Realify PaperOffice konzentrieren können.

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Individuelle und speziell angepasste Erfassungs-Formulare (Subfunção 51 de 71)

Für die perfekte Integration in Ihre Arbeitsabläufe werden speziell auf Sie zugeschnittene benutzerdefinierte Formulare auf der Basis von praxiserprobten Vorgehensweisen erstellt und direkt in Realify PaperOffice eingebunden.

Durch die direkte Hinterlegung und Speicherung von Erfassungsdaten zusammen im Informations- und Dokumentenpool wird Ihre Arbeitsweise auf ein Maximum optimiert.

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Globale Anpassung und Optimierung auf Basis Ihrer Planungsdaten (Subfunção 52 de 71)

Dabei werden alle benötigten Programm-Vorgaben direkt und speziell auf Sie bezogen eingerichtet und schon fertig vorkonfiguriert. Das betrifft das Hinzufügen von eigenen und benötigten benutzerdefinierten Feldern für die individuelle Erfassung von bestimmten Daten wie auch das Verändern oder Hinzufügen von bereits eingesetzten Dokument-Farben oder Symbole.

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Pré-visualização pastas de documento (Subfunção 53 de 71)

Die Dokumentmappen- Vorschau ist das zentrale Element, welches immer eine umfangreiche Vorschau der aktuell ausgewählten Dokumentmappe anzeigt.

So werden zu den Dokumentmappen- Informationen, wie Bezeichnung und Symbol, auch alle in der Dokumentmappe enthaltenen Objekte als Vorschaubild im FlipView, zusammen mit dem dazugehörigen OCR-Text, verknüpften Kontakten, hinterlegten Notizen oder dem Dokumentmappenverlauf angezeigt.

Des Weiteren werden verschiedene Möglichkeiten zur Vorschaubildanzeige angeboten, welche auch im Vollbildmodus erfolgen können.

Bei Rechtsklick auf ein Objekt stehen Ihnen umfangreiche Möglichkeiten für das aktuelle Dokumentmappen-Objekt zur Verfügung. Die Möglichkeiten, Objekte direkt in dieser Ansicht zu exportieren, versenden und zu Bearbeiten macht die visuelle Darstellung innerhalb von Realify PaperOffice absolut einzigartig.

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Erfassung vorhandener Dokumente und Dokument-Optimierung (Subfunção 54 de 71)

Bereits vorhanden Dokumente können je nach Wunsch komplett oder teilweise in Ihr Realify PaperOffice importiert, fertig verschlagwortet und kategorisiert werden.

Auch eigene Druckvorlagen oder Deckblätter können durch den integrierten ReportDesigner gemäss Ihrem Wunsch erstellt und für die Nutzung freigegeben werden.

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Virtuelle Dokumente (Kontakte | Adressen) (Subfunção 55 de 71)

Virtuelle Dokumente können mit Kontakten oder Adressen verknüpft werden um später direkt aus der Kontaktverwaltung danach zu filtern.

Zu welchem Kunden existieren welche Dokumente?

Rufen Sie einfach den Kontakt in der Kontaktverwaltung auf, um alle Dokumente, welche mit dem Kontakt verbunden sind, angezeigt zu bekommen.

Des Weiteren können jedem verknüpften Dokument individuelle Bemerkungen hinterlegt werden. In Verbindung mit dem OutlookLiveConnect können sogar bestehende Outlook-Kontakte verknüpft werden.

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WorkBench (Subfunção 56 de 71)

Ermöglicht direktes Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind ohne dass die dafür benötigte Software installiert ist.

So kann die Reihenfolge der Dokumentseiten geändert werden, mehrere Dokumente miteinander verbunden und aus Einzelseiten bestehender Dokumente neue erstellt werden.

Zudem lässt sich das Dokument danach in sekundenschnelle als neues Dokument speichert oder versionieren, drucken, mailen, faxen oder als PDF exportieren.

Seiten verschiedener Dokumente können so problemlos miteinander verbunden werden.

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Agendamento e reapresentação gestão (Subfunção 57 de 71)

Mit der integrierten netzwerkfähigen Termin- und Wiedervorlageverwaltung verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Termin, Ereignis oder Frist.

So können Sie beliebig viele Dokumentmappen mit Ereignissen verknüpfen, welche dann direkt in der Termin- und Wiedervorlageverwaltung erscheinen.

Des Weiteren unterstützen Sie bekannte Optionen wie Erinnerung, einmalige Termine, wiederkehrende Termine oder die Direktverknüpfung von Einträgen mit der passenden Dokumentmappe.

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PasswordSafe Passwörter Verwaltung (Subfunção 58 de 71)

Isto dá-lhe a oportunidade de criar seus próprios campos individuais e usá-los em uma pasta virtual com documentos.

Você precisa do campo de entrada com o "número de clientes"? Com apenas um clique do mouse mentira disponível para você.

Também na pesquisa avançada e uma lista de pastas com documentos. Para campos pode ser atribuído aos tipos de campos e mesmo padrão.

Os campos individuais são válidos para um ou todos os arquivos.

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Notizen und Aufgaben Verwaltung (Subfunção 59 de 71)

Anmerkungen und Kennzeichnungen können direkt auf Ihre Dokumente und Dateien gesetzt werden.

Zusätzlich können auf die Notizen Aufgaben mit Erledigungen und Zeitvorgaben zugewiesen werden.

Nichtvollendete oder bereits erledigte Aufgaben können so übersichtlich festgehalten werden.

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Schlüsselwörter Verwaltung (Subfunção 60 de 71)

Isto dá-lhe a oportunidade de criar seus próprios campos individuais e usá-los em uma pasta virtual com documentos.

Você precisa do campo de entrada com o "número de clientes"? Com apenas um clique do mouse mentira disponível para você.

Também na pesquisa avançada e uma lista de pastas com documentos. Para campos pode ser atribuído aos tipos de campos e mesmo padrão.

Os campos individuais são válidos para um ou todos os arquivos.

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Dokumentstatus Verwaltung (Subfunção 61 de 71)

Isto dá-lhe a oportunidade de criar seus próprios campos individuais e usá-los em uma pasta virtual com documentos.

Você precisa do campo de entrada com o "número de clientes"? Com apenas um clique do mouse mentira disponível para você.

Também na pesquisa avançada e uma lista de pastas com documentos. Para campos pode ser atribuído aos tipos de campos e mesmo padrão.

Os campos individuais são válidos para um ou todos os arquivos.

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Dokumenttyp Verwaltung (Subfunção 62 de 71)

Isto dá-lhe a oportunidade de criar seus próprios campos individuais e usá-los em uma pasta virtual com documentos.

Você precisa do campo de entrada com o "número de clientes"? Com apenas um clique do mouse mentira disponível para você.

Também na pesquisa avançada e uma lista de pastas com documentos. Para campos pode ser atribuído aos tipos de campos e mesmo padrão.

Os campos individuais são válidos para um ou todos os arquivos.

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SmartSpell Textkorrektur (Subfunção 63 de 71)

Die intelligente SmartSpell Textkorrektur lernt nach jeder Texterkennung automatisch nichterkannte Begriffe und fügt Sie Ihrem persönlichen Wörterbuch hinzu.

Sie können entweder aus diesen Vorschlägen wählen oder eigene spezifische Wörter hinzufügen.

Nach diesem Lernprozess wird SmartSpell auf Basis Ihrer Vorgaben alle weiteren Texterkennungen automatisch korrigieren.

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Gerenciando contatos e endereços (Subfunção 64 de 71)

Mit der integrierten netzwerkfähigen Kontakt- und Adressverwaltung können Sie Dokumentmappen direkt mit Kontakten verknüpfen.

Um sich z.B. alle Dokumentmappen von einer bestimmten Person per Mausklick anzeigen zu lassen und schon in der Dokumentmappe Zugriff auf wichtige Kontaktdaten zu erhalten.

So kann bei Aufruf einer Eingangsrechnung automatisch der verknüpfte Kontakt angezeigt werden und alle weiteren zu diesem Kontakt vorhandenen Dokumentmappen.

Starter-ediçãoBasic-ediçãodisponível de Business edição


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Notas e gerenciamento de mensagens de texto (Subfunção 65 de 71)

Mit der Notizverwaltung können bequem Notizen innerhalb von Realify PaperOffice erstellt und verwaltet werden.

Sie können sogar Notizen für andere Benutzer verfügbar machen und so Kurzmitteilungen versenden.

Des Weiteren können Notizen farblich gekennzeichnet und benannt werden.

Die Ansichtsoptionen als Symbole, Liste oder nach Frabe runden dies ab.

disponível em todos edições


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SmartSpell Texterkennung (Subfunção 66 de 71)

Die weltweit einzigartige SmartSpell Texterkennung extrahiert den Text aus nahezu jeder beliebigen Datei oder Papierdokument und erstellt einen Volltextsuche-Katalog.

Für diese perfekte Texterkennung sorgen umfangreiche branchentypische Wörterbücher aus vielen verschiedenen Bereichen wie Medizin, Recht, Wirtschaft und Industrie. SmartSpell unterstützt mehr als 160 Sprachen sowie selbstverständlich sämtliche Sonderzeichensätze von kyrillisch über japanisch bis hin zu arabisch.

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Originalablage Verwaltung (Subfunção 67 de 71)

Hier kann vordefiniert werden, wo Originaldokumente und Originalunterlagen aufbewahrt werden, welche in PaperOffice gespeichert werden.

Diese vordefinierten Aufbewahrungsorte stehen dann in jedem Dokument in Dokumenteigenschaften und Verschlagwortung per Schnellauswahl zur Verfügung.

So lassen sich z.B. wichtige Originale, Gutachten oder Bescheinigungen, welche in kürzester Zeit im Original auffindbar sein müssen, mit nur wenigen Mausklicks auffinden.

Das eingescannte Original steht zur schnellen Einsicht jederzeit in PaperOffice zur Verfügung, zudem ist auch der reale Originalablageort jederzeit einsehbar.

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Criptografia AES (MDB & mySQL) (Subfunção 68 de 71)

Das AES-Verschlüsselungsmodul verschlüsselt die in Realify PaperOffice gespeicherten Dokumente und Dateien je nach Schlüsselstärke unknackbar.

Dabei kann die Verschlüsselung bei MDB-Datenbanken wahlweise pro Archiv aktiviert oder deaktiviert werden.

Bei mySQL-Datenbanken ist aufgrund der Stealth&Secure Technologie das AES-512bit immer aktiv.

Je nach Realify PaperOffice Version werden verschieden starke AES-Verschlüsselungsstärken unterstützt

Starter-ediçãoBasic-edição

128bit
Business-edição
256bit
Corporate-edição
512bit


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Stealth&Secure (Subfunção 69 de 71)

Dieses Modul bietet durch patentierte Fähigkeiten die nahezu unsichtbare Speicherung aller Informationen direkt in der SQL-Datenbank.

Dazu wird das Dokument bereits beim Speichern in Realify PaperOffice auf Binärebene zerlegt, hochgradig mit AES512bit verschlüsselt und im verschlüsselten Rohformat direkt in der Realify PaperOffice SQL-Datenbank revisionssicher und auf Dateiebene unsichtbar abgespeichert.

Starter-ediçãoBasic-ediçãoBusiness-ediçãoexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden


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ImportConnect (Subfunção 70 de 71)

Mit ImportConnect können Sie schnell und sicher externe Datenbestände in die PaperOffice Datenbank importieren.

Dabei stehen verschiedene Importquellen zur Verfügung, welche ständig erweitert werden.

Sie organisieren bisher alle Dokumente in vielen Verzeichnissen oder in einer anderen Software? Der ImportConnect hilft Ihnen auch grosse Datenmengen automatisiert einzulesen. Dabei werden, Dank des integrierten IntelliMode, schon alle Daten während des Imports auf Konsistenz und Gültigkeit hin überprüft.

Des Weiteren können Sie auch nur z.B. Ihre Dateisystem - Verzeichnisstruktur alleine oder diese mit Ihren Dokumenten importieren.

Um den Massenimporter zu starten, wählen Sie vorerst den Ordner aus, in welchen der eine oder andere Import erfolgen soll, und klicken mit der rechten Maustaste, um das KontextMenu zu öffnen. Wählen danach "Massenimport in diesen Ordner aus"

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MassExport (Subfunção 71 de 71)

Um Dateien oder Dokumente ganz automatisiert aus PaperOffice heraus zu exportieren, können diese über den PaperOffice integrierten MassExport erfolgen.

So können Sie mit dem 1-Klick Massenexport alle verfügbaren Dokumente unverschlüsselt als Originaldatei exportieren und Ordnerstruktur im Dateisystem erstellen.

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