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Ihr persönlicher Realify PaperOffice Experte übernimmt alles für Sie (Sottofunzione 1 da 71)

Al fine di poter avere tempo per cose più importanti, un esperto sui problemi di integrazione nel settore Realify PaperOffice™ DMS adotta vari compiti per tutti utilizzare Realify PaperOffice™ DMS, a partire dalla preparazione dei requisiti e pianificazione attraverso l'installazione e la configurazione, formazione e termina con una introduzione che riassume.
Fare si avrà sempre una persona di contatto da Realify PaperOffice™ DMS, che coordina tutto il lavoro - non importa quello che serve e come risolvere un particolare problema.

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PrinterConnect (Sottofunzione 2 da 71)

Bei PrinterConnect handelt es sich um einen virtuellen Drucker, welcher automatisch von PaperOffice installiert wird um Informationen aus jeder Anwendung zu speichern.

Bei dem einfachen Befehl „Drucken auf Realify PaperOffice“ wird das zu druckende Dokument direkt in ein PDF/A für die Langzeitarchivierung umgewandelt und direkt in PaperOffice gespeichert.

PrinterConnect arbeitet mit jeder handelsüblichen Software zusammen.

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Cartella di documenti (elenco di visualizzazione) (Sottofunzione 3 da 71)

Nell'elenco delle cartelle documento sono elencate tutte le cartelle di documenti, che, ad esempio, in manager Views- sono stati determinati o trovato dalla parola chiave dal vivo ed è il principale indicatore a Realify PaperOffice™ DMS della messa in cartelle di documenti.

E 'possibile trovare tutte le cartelle di documenti, che devono apparire nella lista cartella documenti Filtro vasta, gruppo o stampare una lista.

Inoltre, è possibile specificare quali documenti cartelle campi appaiono nell'elenco o, per esempio, Cambiare l'ordine dei campi.

Azioni rapide per la cartella documento selezionato con il menu contestuale di massimizzare la velocità di elaborazione di un massimo assoluto.

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Virtuelle Dokumente (Übersicht) (Sottofunzione 4 da 71)

Virtuelle Dokumente sind die zentralen Speicherelemente in PaperOffice und werden in Ordnern gespeichert, welche sozusagen als Sammelcontainer Ihrer Dokumente dienen.

Sie können in einen virtuellen Ordner nahezu jeden Inhalt, wie Papierdokumente, Dateien oder Digitalbilder einfügen. Virtuelle Ordner sind vergleichbar mit handelsüblichen Hängemappen oder Ihnen bekannten Windows Ordnern. Anschliessend können die Dokumente umfangreich mit verschiedenen Eigenschaften versehen, mit Kontakten verknüpft, auf Wiedervorlage gelegt, mit Benutzerrechten versehen werden.

Die Dokumente werden gesammelt, sortiert und in einer digitalen zentralen Datenbank abgelegt, welche sich wahlweise auf ihrem lokalen PC, Server oder NAS-Laufwerk befindet.

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(Sottofunzione 5 da 71)

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(Sottofunzione 6 da 71)

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ScanConnect (Sottofunzione 7 da 71)

Hierbei handelt es sich um das zentrale Werkzeug um Papierdokumente einzuscannen oder Bilddateien von der Festplatte als virtueller Scan einzulesen.

Aktivieren Sie optional Scanoptionen, wie ADF oder Duplex, insofern Ihr Scanner diese nicht automatisch aktiviert.

Anschliessend können Sie auswählen, was nach dem Einscannen passieren soll, wie z.B. Auftrennen: Weisse Trennblätter werden gesucht und die Dokumente werden in einzelne aufgetrennt.

ScanConnect unterstützt nahezu alle handelsüblichen Scanner, doppelseitiges Scannen wie auch die automatische Dokumentzufuhr.

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(Sottofunzione 8 da 71)

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(Sottofunzione 9 da 71)

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(Sottofunzione 10 da 71)

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(Sottofunzione 11 da 71)

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(Sottofunzione 12 da 71)

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Deposito originale (Sottofunzione 13 da 71)

Qui è possibile specificare dove è stato salvato il documento originale. Le aree di stoccaggio originali possono essere somministrati nella gestione dei luoghi di stoccaggio degli originali. Troverete il documento originale appropriato o rapidamente sarà anche notificata nel caso, ad esempio, eliminare la cartella con i documenti che anche bisogno di rimuovere l'originale dal suo luogo di deposito.

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Documento cartella tipo (Sottofunzione 14 da 71)

Per ogni cartella documento può essere assegnato un tipo di cartella documenti primaria e secondaria. Secondo questi tipi di cartelle documento possono essere filtrati nel display manager, ad esempio, visualizzare solo le fatture. Tipi di cartelle di documenti possono essere creati e amministrati liberamente.

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Data di cartelle con i documenti (Sottofunzione 15 da 71)

Selezionare la data di una cartella con i documenti direttamente in una cartella con i documenti. Mappature Manager possono essere ridotte a quelle date, per esempio, per specificare solo le cartelle con i documenti che sono stati creati lo scorso maggio.

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Numero del documento (Sottofunzione 16 da 71)

È possibile scaricare il relativo numero di documento direttamente depositato in un secondo momento, per esempio, Per cercare con la ricerca avanzata in seguito.

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Somme e tasse (Sottofunzione 17 da 71)

Per la cartella documenti potrebbero essere depositati netta e valori lordi e la relativa aliquota fiscale. Ciò consente di calcolare la quantità di cartelle selezionate nell'elenco delle cartelle documenti.

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Notare la cartella con i documenti (Sottofunzione 18 da 71)

Per qualsiasi cartella documenti possono essere memorizzati note, suggerimenti o istruzioni di lavoro. Questi vengono visualizzati automaticamente come PostIt virtuale, una volta che si visualizza la cartella documenti.

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Integrazione in documento cartella anteprima (Sottofunzione 19 da 71)

Integrazione in cartella documenti in anteprima: Questo sarà ampliato con una scheda "Note depositato" e fornisce quindi direttamente in anteprima per tutte le cartelle nota del documento

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ScreenCapture (Sottofunzione 20 da 71)

Mit ScreenCapture erstellen Sie Bildschirmausdrucke auf Knopfdruck und speichern diese direkt in PaperOffice.

Bildschirmdruck vom SAP oder Onlinebanking? Kein Problem. Simpler Druck auf die Druck-Taste erstellt den gewünschten Bildschirmdruck und gibt diesen an PaperOffice weiter.

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Documento cartella di stato (Sottofunzione 21 da 71)

Ogni cartella con i documenti possono essere forniti con lo status di stato. I dati sullo stato dello stato vengono visualizzati nell'elenco delle cartelle con i documenti, che semplifica notevolmente il flusso di lavoro interno.

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Virtuelle Dokumente (Basis-Eigenschaften) (Sottofunzione 22 da 71)

In Basis Eigenschaften der virtuellen Dokumente können frei wählbare Dokumentnamen eingetragen und weiterführende Datumsangaben, wie "Datum auf dem Dokument", "Posteingang oder Wiedervorlagedatum" festgelegt werden. So können Sie später Ihre Suche auf bestimmte Dokumenteigenschaften, wie Datumsangaben, eingegrenzt werden.

Zudem können zusätzliche Dokumentbemerkungen eingegeben oder der Dokumentinhalt beschrieben werden.

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Virtuelle Dokumente (Verschlagwortung) (Sottofunzione 23 da 71)

Sie können Dokumente mit einer Priorisierung versehen, um so zu kennzeichnen, dass das Dokument eine Wichtigkeitsstufe von "niedrig" bis "hoch" besitzt. Zudem kann der Dokumentstatus festgelegt werden, diesem kann eine Farbe zugewiesen werden, welche in der Dokumentliste erscheint.

Schlüsselwörter, Dokumenttypen und Originalablageorte können ebenfalls hinterlegt werden.

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OutlookConnect (Sottofunzione 24 da 71)

Das OutlookConnect baut eine dynamische Live-Echtzeitverbindung zu Ihrem installierten Outlook auf und lässt Sie direkt aus PaperOffice heraus auf diese bestehenden Daten zugreifen.

So können z.B. virtuelle Dokumente mit Outlook-Terminen verknüpft werden, welche dann ohne Synchronisierung in Echtzeit in Ihrem Outlook-Kalender erscheinen.

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OfficeConnect (Sottofunzione 25 da 71)

Office Dokumente können aus der Oberfläche heraus, via Drag&Drop oder direkt aus Microsoft Office hinzugefügt werden. Die hinzugefügten Office Dokumente werden anschliessend mit SmartSpell Texterkennung verarbeitet und hochverschlüsselt in der PaperOffice Datenbank abgelegt.

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FolderConnect Monitoraggio Directory (Sottofunzione 26 da 71)

Mit der Verzeichnisüberwachung lassen sich Windows-Verzeichnisse und Outlook-Verzeichnisse überwachen und vordefinierte Aktionen ausführen sobald neue Dateien in diesen Verzeichnissen vorhanden sind.

So werden z.B. neue Dateien in die von Ihnen festgelegten Ordner importiert, denen eine bestimmte Bezeichnung zugeordnet und Dokumentstatus festgelegt.

So werden nahezu unbegrenzte Möglichkeiten angeboten, um Dateien jeglicher Art vollautomatisiert aufzunehmen, zu verschlagworten und in PaperOffice zu speichern.

Zusätzlich und nicht standartmäßig bietet PaperOffice ausserdem die Unterstützung von XML-Steuerdateien.

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Virtuelle Dokumente (Benutzerdefinierte Formulare) (Sottofunzione 27 da 71)

Die benutzerdefinierten Formulare eröffnen maximale Anpassungsmöglichkeiten für die virtuellen Dokumente. So können ganz verschiedene benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

Sie können bestimmen, bei welchem Dokumenttyp diese angezeigt werden und einsehen, wieviele Dokumente das eine oder das andere benutzerdefinierte Feld nutzen.

Mit dem Formular Designer sind neue Formulare schnell neu erstellt und werden direkt in das Dokument auf Wunsch eingebunden.

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Gestione utenti e diritti (Sottofunzione 28 da 71)

Mit der zentralen Benutzerverwaltung kann die Administration der Benutzerstammsätze zentral in Realify PaperOffice vorgenommen werden, so haben Sie die Übersicht über alle Benutzerdaten.

Die Benutzerverwaltung bietet in Realify PaperOffice zahlreiche Funktionen zur Verwaltung komplexer Benutzerstrukturen innerhalb Ihres Netzwerkes mit verschiedenen Rechten, Zuordnung von Gruppen, Passwort Hinterlegung an.

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Cartelle di documenti virtuali (Gestione object) (Sottofunzione 29 da 71)

Alle Dokumente die zueinander gehören und nicht durch einen Ordner miteinander verbunden werden sollten, wie z.B. die zu einem Geschäftsvorgang gehören (Anfrage A123, Angebot A123, Rechnung A123, Storno A123 usw) können in Dokumentmappen verbunden werden.

Jedes hinzugefügte Dokument wird direkt als Vorschaubild angezeigt und aufgelistet.

Neue Dokumente können schnell vom z.B. Scanner, Festplatte oder Netzwerk, per Drag&Drop hinzugefügt und in eine Dokumentmappe verbunden werden.

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Virtuelle Dokumente (Sicherheit | Freigabestufe) (Sottofunzione 30 da 71)

Hier kann zusätzlich explizit festgelegt werden, über welche Freigabestufe das eine oder andere Dokument verfügt. Benutzer unterhalb dieser Freigabestufe bekommen das Dokument nicht angezeigt.

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Rete e lavoro di squadra (Sottofunzione 31 da 71)

Durch Netzwerk und Teamwork wird das gemeinsame Arbeiten mit zentral gespeicherten Dokumenten und Informationen zum Kinderspiel.

Selbst die Zuweisung und Kontrolle von Erledigungen an andere Benutzer von Dokumenten ist in sekundenschnelle eingerichtet.

Dabei stellt die Netzwerkkontrolle ständig sicher, dass z.B. Benutzer netzwerkweit nur die für sie zugelassenen Dokumentmappen und Informationen einsehen können und doppelt geöffnete Dokumentmappen nicht gleichzeitig bearbeitet werden können um inkonsistente Daten zu vermeiden.

Umfangreiche Tools und Werkzeuge für ein netzwerkweites Teamwork in Verbindung mit der automatischen Dokumentmappenverlaufs- Historie und integrierte Messaging-Tools wie z.B. Echtzeitchat innerhalb der Realify PaperOffice Datenbanken realisieren perfekte Workflows und bieten ein absolutes Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz.

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FormDesigner (Sottofunzione 32 da 71)

Der FormularDesigner bietet Ihnen die Möglichkeit, innerhalb der Dokumentmappe eigene benutzerdefinierte Formulare zu erstellen und einzubinden. So lassen sich absolut flexible Informationen direkt in der Dokumentmappe festhalten und mit dem ReportDesigner direkt als Reports oder Ausdruckvorlagen ausgeben.

Sie benötigen eine Vertragsverwaltung mit ausdruckbaren Vertragsunterlagen und inbegriffener Fristenverwaltung? Das alles lässt sich mit dem FormularDesigner realisieren.

Dabei kann der FormularDesigner sogar auf bereits bestehende Datenbanken z.B. aus Ihrem Datev, ERP oder Exchange zugreifen und diese Informationen live direkt in der Dokumentmappe anzeigen.

Das Bereitstellen von Vorlagen für Dokumentmappen runden dieses unglaubliche Multifunktionswerkzeug ab und geben Ihnen eine maximal Anpassungsmöglichkeit.

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La memorizzazione dei dati MDB (Sottofunzione 33 da 71)

Die MDB-Datenspeicherung wird von Realify PaperOffice standardmässig zur Datenspeicherung eingesetzt.

Dabei werden die in Realify PaperOffice gespeicherten Dateien und Dokumente wahlweise im Windows-Dateisystem gespeichert und als Pfad in der MDB-Datenbank gespeichert.

Dabei beinhaltet die MDB-Datenbank alle Informationen zu Dokumentmappen, Kategorie- Ordnern und z.B. auch Kalendereinträge. Diese MDB-Datenbank kann lokal oder je nach Version auch auf Netzwerklaufwerken oder Servern gespeichert sein, damit mehrere Benutzer gleichzeitigen Zugriff erhalten und im Team arbeiten können.

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Gestione di database MDB (Sottofunzione 34 da 71)

Mit der Datenbankverwaltung können neue leere MDB-Datenbanken für Realify PaperOffice angelegt, verwaltet und verbunden werden.

Des Weiteren bietet diese eine Übersicht über alle vorhandenen MDB-Datenbanken, zeigt auf Wunsch den Datenbankinhalt im Detail an und bietet automatische Datenbankkomprimierung an.

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Backup dei dati MDB (Sottofunzione 35 da 71)

Über die integrierte Datensicherung können Realify PaperOffice MDB-Datenbanken schnell und zuverlässig gesichert werden.

Dabei können diese Aufgaben manuell oder automatisch durchgeführt werden sowie auch auf verschiedenen Medien erfolgen.

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ReportDesigner (Sottofunzione 36 da 71)

Der ReportDesigner integriert sich vollständig in Realify PaperOffice und bietet die Möglichkeit, umfangreiche Reports aus Dokumentmappen- Informationen zu generieren.

So kann der ReportDesigner auf jedes Eingabefeld der Dokumentmappe zugreifen, nahezu unbegrenzt durch den Einsatz von HTML & CSS gestaltet werden und so z.B. Deckblätter, Projektzusammenfassungen oder Laufscheine für den Workflow erzeugen.

Einmal erstellte Reports können direkt aus der Dokumentmappenliste erzeugt, gedruckt oder in Realify PaperOffice gespeichert werden.

Die integrierte umfangreiche Druckvorschau macht zudem aus dem ReportDesigner das perfekte Werkzeug.

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La memorizzazione dei dati SQL (Sottofunzione 37 da 71)

Die SQL-Datenspeicherung wird optional benutzt und bietet durch einzigartige Performance, Fähigkeiten und Funktionen das Maximalste was Realify PaperOffice zu bieten hat.

Nicht nur, dass alle in Realify PaperOffice gespeicherten Dateien direkt hochverschlüsselt auf Binärebene direkt in der SQL-Datenbank gespeichert werden – es wird kein Windows-Dateiverzeichnis benötigt.

Durch die patentierte Stealth&Secure Technologie sind so keinerlei Dateien im Dateiverzeichnis sichtbar oder auffindbar, sondern liegen mit einer AES-512bit Verschlüsselung gesichert direkt in der SQL-Datenbank.

Die SQL-Datenbank kann sich sowohl auf Ihrem lokalen PC, in Ihrem Netzwerk oder durch Realify Secure Personal Server (RSPS) auf jedem weltweiten Server befinden – die absolute Sicherheit insbesondere bei Bränden oder Überschwemmungen. Des Weiteren nutzt die SQL-Datenspeicherung die revisionssichere Versionierung und garantiert so rechts- und gesetzeskonforme Speicherung auf absolut höchtem Niveau.

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Ordner Verwaltung (Sottofunzione 38 da 71)

Die Ordner Verwaltung ermöglicht es individuelle Ordnerstrukturen mit Ober- und Unterordnern aufzubauen.

Diese verschiedenen Ordner können anschliessend z.B. visuell gekennzeichnet, denen eine Bemerkung hinterlegt, mit Kontakten verbunden oder mit Freigabestufen versehen werden.

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Gestore di database SQL (Sottofunzione 39 da 71)

Der Realify PaperOffice Datenbankmanager konfiguriert vollautomatisch SQL-Datenbanken für den Einsatz mit Realify PaperOffice, nimmt notwendige Systemanpassungen vor und legt alle für den SQL-Betrieb benötigten Datenbanken, Tabellen und Indexe an.

Diese einmalige SQL-Einrichtung ist notwendig, um das Stealth&Secure-Modul, das Modul für die revisionssichere Datenspeicherung, das Versionierungs-Modul und die AES512-Verschlüsselung des Verschlüsselungs-Modul zu aktivieren.

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Ricerca rapida (Sottofunzione 40 da 71)

Live Search parole chiave funziona come un motore di ricerca, con il quale sarete in grado di trovare istantaneamente tutti i tuoi documenti, file e dati sono memorizzati in Realify PaperOffice™ DMS.

Vivere ricerca per parole chiave non distingue tra la fonte originale delle informazioni, egli cerca utilizzando algoritmi alti prozvoditelnosti in tempo reale tutte le informazioni disponibili, se, ad esempio, documenti cartacei, PDF, file di Office o le foto digitali.

Una ricerca contatti anche memorizzati, voci del calendario:. si otterrà attraverso una semplice parola chiave tutti i risultati, indipendentemente da dove e come vengono memorizzati.

Tecnologia di ricerca Realify PaperOffice™ DMS è unico, e non hai mai voglia di lavorare più a lungo senza di esso.

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SQL versioning verificabile (Sottofunzione 41 da 71)

Über die revisionssichere Versionierung wird rechts- und gesetzeskonform sichergestellt, dass das originale Ursprungsdokument, welches in Realify PaperOffice gespeichert wurde, nicht verändert werden kann und jederzeit zur Verfügung steht.

Sobald ein Dokumentmappenobjekt verändert wird, so wird eine Schattenkopie erstellt und automatisch versioniert.

Sie können dann zu dieser Version Notizen hinterlegen und jederzeit, wie in einer Zeitmaschine, zu jeweiligen Versionen springen.

Das Originaldokument bleibt immer unangetastet als Version 1.0 erhalten und kann auch mit technischen Hilfsmitteln nicht mehr verändert werden.

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Visualizzazione dei dati utente (Sottofunzione 42 da 71)

Im Suchergebnis wird direkt angezeigt, wer gefundene Dokumentmappen zuletzt und zu welchem Datum geändert hat.

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Ricerca avanzata (Sottofunzione 43 da 71)

Mit der erweiterten Suche kann die schon ohnehin leistungsstarke Live-Schnellsuche nochmals verfeinert werden um z.B. Unterlagen von bestimmten Personen, Benutzern oder Ablagedatum zu finden.

Die Möglichkeit auf Eingrenzung nach bestimmten Dokumentmappenarten und benutzerdefinierten Feldern macht diese erweiterte Suche unglaublich leistungsfähig.

Und die Möglichkeit wiederkehrende Suchen abzuspeichern und bei Bedarf einfach wieder aufzurufen, maximiert die Benutzerfreundlichkeit und Effektivität.

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Gestione archivio (Sottofunzione 44 da 71)

Alle Realify PaperOffice Datenbanken können jederzeit in einen oder mehrere Archive unterteilt werden.

Mit einer solch logischen Unterteilung lässt sich eine Trennung in z.B. geschäftlich/privat oder Allgemein/Einkauf/Verkauf/Produktion realisieren.

Dabei kann global festgelegt werden, welche Benutzer auf welche Archive Zugriff haben.

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(Sottofunzione 45 da 71)

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Aggiornamento & Support Package (USP) (Sottofunzione 46 da 71)

Das Update & Support Paket stellt nicht nur sicher, dass Sie jederzeit das neueste und beste Realify PaperOffice-Release nutzen, sondern gibt Ihnen auch durch umfangreiche erstklassige Supportleistungen das gute Gefühl in sicheren Händen zu sein und einen ganz persönlichen Ansprechpartner an der Seite zu haben.

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Display manager (Sottofunzione 47 da 71)

Il Display Manager offre la possibilità di visualizzare le cartelle dei documenti da una varietà di modi.

Così, ad esempio, documentare portafogli dopo cartella categoria- non allocato, profili per data o contatti collegati.

Il tipo di visualizzazione selezionato è quotata, a seconda delle impostazioni in un menù ad albero, che possono essere cercate per le parole chiave.

Una volta in questo menu ad albero della voce desiderata è selezionata, l'elenco delle cartelle di documenti nella lista cartella documenti verrà regolato di conseguenza e ricaricato.

Un totale di 8 diverse opzioni di visualizzazione sono disponibili.

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Gestione Campi personalizzati (Sottofunzione 48 da 71)

Questo vi dà la possibilità di creare i propri campi individuali e utilizzarli in una cartella virtuale con i documenti.

È necessario il campo di immissione con il "codice cliente"? Con un solo clic del mouse si trovano a vostra disposizione.

Anche nella ricerca avanzata e un elenco di cartelle con i documenti. Per i campi possono essere assegnati ai tipi di campi e persino di default.

I singoli campi sono validi per uno o tutti i file.

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Praxiserprobte und perfekte Dokument- und Kategoriestrukturen (Sottofunzione 49 da 71)

Unsere Realify PaperOffice Experten analysieren und planen zusammen mit Ihnen, wie Ihre Branchenlösung optimal und bestens in Ihren bestehenden Arbeitsablauf, Workflow und Mitarbeiterfluss integriert wird.

Dabei wird Ihre derzeitige Infrastruktur sowie Ihre bisherige Arbeitsweise durch den Einsatz von Realify PaperOffice auf ein Höchstmaß optimiert und alle Ressourcen effizient genutzt.

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Zugeschnittene und hochperformante Dokumentverwaltung (Sottofunzione 50 da 71)

Alle Arbeitsplätze werden mit Realify PaperOffice optimal ausgerüstet, stehen sofort zum Produktivbetrieb bereit und sämtliche benötigten Maßnahmen und Anpassungen wie z.B. das Anlegen der Benutzer mit Zugriffsrechtzuweisung auf Basis Ihrer individuellen Vorgaben erfolgt durch unsere Experten damit Sie sich vollkommen auf den Einsatz von Realify PaperOffice konzentrieren können.

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Individuelle und speziell angepasste Erfassungs-Formulare (Sottofunzione 51 da 71)

Für die perfekte Integration in Ihre Arbeitsabläufe werden speziell auf Sie zugeschnittene benutzerdefinierte Formulare auf der Basis von praxiserprobten Vorgehensweisen erstellt und direkt in Realify PaperOffice eingebunden.

Durch die direkte Hinterlegung und Speicherung von Erfassungsdaten zusammen im Informations- und Dokumentenpool wird Ihre Arbeitsweise auf ein Maximum optimiert.

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Globale Anpassung und Optimierung auf Basis Ihrer Planungsdaten (Sottofunzione 52 da 71)

Dabei werden alle benötigten Programm-Vorgaben direkt und speziell auf Sie bezogen eingerichtet und schon fertig vorkonfiguriert. Das betrifft das Hinzufügen von eigenen und benötigten benutzerdefinierten Feldern für die individuelle Erfassung von bestimmten Daten wie auch das Verändern oder Hinzufügen von bereits eingesetzten Dokument-Farben oder Symbole.

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Cartella di anteprima dei documenti (Sottofunzione 53 da 71)

Die Dokumentmappen- Vorschau ist das zentrale Element, welches immer eine umfangreiche Vorschau der aktuell ausgewählten Dokumentmappe anzeigt.

So werden zu den Dokumentmappen- Informationen, wie Bezeichnung und Symbol, auch alle in der Dokumentmappe enthaltenen Objekte als Vorschaubild im FlipView, zusammen mit dem dazugehörigen OCR-Text, verknüpften Kontakten, hinterlegten Notizen oder dem Dokumentmappenverlauf angezeigt.

Des Weiteren werden verschiedene Möglichkeiten zur Vorschaubildanzeige angeboten, welche auch im Vollbildmodus erfolgen können.

Bei Rechtsklick auf ein Objekt stehen Ihnen umfangreiche Möglichkeiten für das aktuelle Dokumentmappen-Objekt zur Verfügung. Die Möglichkeiten, Objekte direkt in dieser Ansicht zu exportieren, versenden und zu Bearbeiten macht die visuelle Darstellung innerhalb von Realify PaperOffice absolut einzigartig.

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Erfassung vorhandener Dokumente und Dokument-Optimierung (Sottofunzione 54 da 71)

Bereits vorhanden Dokumente können je nach Wunsch komplett oder teilweise in Ihr Realify PaperOffice importiert, fertig verschlagwortet und kategorisiert werden.

Auch eigene Druckvorlagen oder Deckblätter können durch den integrierten ReportDesigner gemäss Ihrem Wunsch erstellt und für die Nutzung freigegeben werden.

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Virtuelle Dokumente (Kontakte | Adressen) (Sottofunzione 55 da 71)

Virtuelle Dokumente können mit Kontakten oder Adressen verknüpft werden um später direkt aus der Kontaktverwaltung danach zu filtern.

Zu welchem Kunden existieren welche Dokumente?

Rufen Sie einfach den Kontakt in der Kontaktverwaltung auf, um alle Dokumente, welche mit dem Kontakt verbunden sind, angezeigt zu bekommen.

Des Weiteren können jedem verknüpften Dokument individuelle Bemerkungen hinterlegt werden. In Verbindung mit dem OutlookLiveConnect können sogar bestehende Outlook-Kontakte verknüpft werden.

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WorkBench (Sottofunzione 56 da 71)

Ermöglicht direktes Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind ohne dass die dafür benötigte Software installiert ist.

So kann die Reihenfolge der Dokumentseiten geändert werden, mehrere Dokumente miteinander verbunden und aus Einzelseiten bestehender Dokumente neue erstellt werden.

Zudem lässt sich das Dokument danach in sekundenschnelle als neues Dokument speichert oder versionieren, drucken, mailen, faxen oder als PDF exportieren.

Seiten verschiedener Dokumente können so problemlos miteinander verbunden werden.

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Programmazione e gestione ripresentazione (Sottofunzione 57 da 71)

Mit der integrierten netzwerkfähigen Termin- und Wiedervorlageverwaltung verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Termin, Ereignis oder Frist.

So können Sie beliebig viele Dokumentmappen mit Ereignissen verknüpfen, welche dann direkt in der Termin- und Wiedervorlageverwaltung erscheinen.

Des Weiteren unterstützen Sie bekannte Optionen wie Erinnerung, einmalige Termine, wiederkehrende Termine oder die Direktverknüpfung von Einträgen mit der passenden Dokumentmappe.

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PasswordSafe Passwörter Verwaltung (Sottofunzione 58 da 71)

Questo vi dà la possibilità di creare i propri campi individuali e utilizzarli in una cartella virtuale con i documenti.

È necessario il campo di immissione con il "codice cliente"? Con un solo clic del mouse si trovano a vostra disposizione.

Anche nella ricerca avanzata e un elenco di cartelle con i documenti. Per i campi possono essere assegnati ai tipi di campi e persino di default.

I singoli campi sono validi per uno o tutti i file.

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Notizen und Aufgaben Verwaltung (Sottofunzione 59 da 71)

Anmerkungen und Kennzeichnungen können direkt auf Ihre Dokumente und Dateien gesetzt werden.

Zusätzlich können auf die Notizen Aufgaben mit Erledigungen und Zeitvorgaben zugewiesen werden.

Nichtvollendete oder bereits erledigte Aufgaben können so übersichtlich festgehalten werden.

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Schlüsselwörter Verwaltung (Sottofunzione 60 da 71)

Questo vi dà la possibilità di creare i propri campi individuali e utilizzarli in una cartella virtuale con i documenti.

È necessario il campo di immissione con il "codice cliente"? Con un solo clic del mouse si trovano a vostra disposizione.

Anche nella ricerca avanzata e un elenco di cartelle con i documenti. Per i campi possono essere assegnati ai tipi di campi e persino di default.

I singoli campi sono validi per uno o tutti i file.

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Dokumentstatus Verwaltung (Sottofunzione 61 da 71)

Questo vi dà la possibilità di creare i propri campi individuali e utilizzarli in una cartella virtuale con i documenti.

È necessario il campo di immissione con il "codice cliente"? Con un solo clic del mouse si trovano a vostra disposizione.

Anche nella ricerca avanzata e un elenco di cartelle con i documenti. Per i campi possono essere assegnati ai tipi di campi e persino di default.

I singoli campi sono validi per uno o tutti i file.

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Dokumenttyp Verwaltung (Sottofunzione 62 da 71)

Questo vi dà la possibilità di creare i propri campi individuali e utilizzarli in una cartella virtuale con i documenti.

È necessario il campo di immissione con il "codice cliente"? Con un solo clic del mouse si trovano a vostra disposizione.

Anche nella ricerca avanzata e un elenco di cartelle con i documenti. Per i campi possono essere assegnati ai tipi di campi e persino di default.

I singoli campi sono validi per uno o tutti i file.

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SmartSpell Textkorrektur (Sottofunzione 63 da 71)

Die intelligente SmartSpell Textkorrektur lernt nach jeder Texterkennung automatisch nichterkannte Begriffe und fügt Sie Ihrem persönlichen Wörterbuch hinzu.

Sie können entweder aus diesen Vorschlägen wählen oder eigene spezifische Wörter hinzufügen.

Nach diesem Lernprozess wird SmartSpell auf Basis Ihrer Vorgaben alle weiteren Texterkennungen automatisch korrigieren.

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Gestione dei contatti e gli indirizzi (Sottofunzione 64 da 71)

Mit der integrierten netzwerkfähigen Kontakt- und Adressverwaltung können Sie Dokumentmappen direkt mit Kontakten verknüpfen.

Um sich z.B. alle Dokumentmappen von einer bestimmten Person per Mausklick anzeigen zu lassen und schon in der Dokumentmappe Zugriff auf wichtige Kontaktdaten zu erhalten.

So kann bei Aufruf einer Eingangsrechnung automatisch der verknüpfte Kontakt angezeigt werden und alle weiteren zu diesem Kontakt vorhandenen Dokumentmappen.

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Note e gestione SMS (Sottofunzione 65 da 71)

Mit der Notizverwaltung können bequem Notizen innerhalb von Realify PaperOffice erstellt und verwaltet werden.

Sie können sogar Notizen für andere Benutzer verfügbar machen und so Kurzmitteilungen versenden.

Des Weiteren können Notizen farblich gekennzeichnet und benannt werden.

Die Ansichtsoptionen als Symbole, Liste oder nach Frabe runden dies ab.

disponibile in tutti edizioni


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SmartSpell Texterkennung (Sottofunzione 66 da 71)

Die weltweit einzigartige SmartSpell Texterkennung extrahiert den Text aus nahezu jeder beliebigen Datei oder Papierdokument und erstellt einen Volltextsuche-Katalog.

Für diese perfekte Texterkennung sorgen umfangreiche branchentypische Wörterbücher aus vielen verschiedenen Bereichen wie Medizin, Recht, Wirtschaft und Industrie. SmartSpell unterstützt mehr als 160 Sprachen sowie selbstverständlich sämtliche Sonderzeichensätze von kyrillisch über japanisch bis hin zu arabisch.

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Originalablage Verwaltung (Sottofunzione 67 da 71)

Hier kann vordefiniert werden, wo Originaldokumente und Originalunterlagen aufbewahrt werden, welche in PaperOffice gespeichert werden.

Diese vordefinierten Aufbewahrungsorte stehen dann in jedem Dokument in Dokumenteigenschaften und Verschlagwortung per Schnellauswahl zur Verfügung.

So lassen sich z.B. wichtige Originale, Gutachten oder Bescheinigungen, welche in kürzester Zeit im Original auffindbar sein müssen, mit nur wenigen Mausklicks auffinden.

Das eingescannte Original steht zur schnellen Einsicht jederzeit in PaperOffice zur Verfügung, zudem ist auch der reale Originalablageort jederzeit einsehbar.

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Crittografia AES (MDB e mySQL) (Sottofunzione 68 da 71)

Das AES-Verschlüsselungsmodul verschlüsselt die in Realify PaperOffice gespeicherten Dokumente und Dateien je nach Schlüsselstärke unknackbar.

Dabei kann die Verschlüsselung bei MDB-Datenbanken wahlweise pro Archiv aktiviert oder deaktiviert werden.

Bei mySQL-Datenbanken ist aufgrund der Stealth&Secure Technologie das AES-512bit immer aktiv.

Je nach Realify PaperOffice Version werden verschieden starke AES-Verschlüsselungsstärken unterstützt

Starter-edizioneBasic-edizione

128bit
Business-edizione
256bit
Corporate-edizione
512bit


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Stealth&Secure (Sottofunzione 69 da 71)

Dieses Modul bietet durch patentierte Fähigkeiten die nahezu unsichtbare Speicherung aller Informationen direkt in der SQL-Datenbank.

Dazu wird das Dokument bereits beim Speichern in Realify PaperOffice auf Binärebene zerlegt, hochgradig mit AES512bit verschlüsselt und im verschlüsselten Rohformat direkt in der Realify PaperOffice SQL-Datenbank revisionssicher und auf Dateiebene unsichtbar abgespeichert.

Starter-edizioneBasic-edizioneBusiness-edizioneexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden


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ImportConnect (Sottofunzione 70 da 71)

Mit ImportConnect können Sie schnell und sicher externe Datenbestände in die PaperOffice Datenbank importieren.

Dabei stehen verschiedene Importquellen zur Verfügung, welche ständig erweitert werden.

Sie organisieren bisher alle Dokumente in vielen Verzeichnissen oder in einer anderen Software? Der ImportConnect hilft Ihnen auch grosse Datenmengen automatisiert einzulesen. Dabei werden, Dank des integrierten IntelliMode, schon alle Daten während des Imports auf Konsistenz und Gültigkeit hin überprüft.

Des Weiteren können Sie auch nur z.B. Ihre Dateisystem - Verzeichnisstruktur alleine oder diese mit Ihren Dokumenten importieren.

Um den Massenimporter zu starten, wählen Sie vorerst den Ordner aus, in welchen der eine oder andere Import erfolgen soll, und klicken mit der rechten Maustaste, um das KontextMenu zu öffnen. Wählen danach "Massenimport in diesen Ordner aus"

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MassExport (Sottofunzione 71 da 71)

Um Dateien oder Dokumente ganz automatisiert aus PaperOffice heraus zu exportieren, können diese über den PaperOffice integrierten MassExport erfolgen.

So können Sie mit dem 1-Klick Massenexport alle verfügbaren Dokumente unverschlüsselt als Originaldatei exportieren und Ordnerstruktur im Dateisystem erstellen.

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