Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Ihr persönlicher Realify PaperOffice™ DMS Experte übernimmt alles für Sie (Unterfunktion 1 von 71)

Damit Sie Zeit für das Wesentliche haben, übernimmt ein Realify PaperOffice™ DMS Experte für Branchenintegration sämtliche Aufgaben für den gesamten Einsatz von Realify PaperOffice™ DMS von der Erfassung Ihrer Vorgaben und Planung über Installation und Konfiguration bis hin zur Einführungsschulung und Nachbesprechung.
Sie haben immer nur einen festen Ansprechpartner für Realify PaperOffice™ DMS, welcher alle notwendige Arbeiten koordiniert - egal was benötigt wird und gelöst werden soll.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


PrinterConnect (Unterfunktion 2 von 71)

Bei PrinterConnect handelt es sich um einen virtuellen Drucker, welcher automatisch von PaperOffice installiert wird um Informationen aus jeder Anwendung zu speichern.

Bei dem einfachen Befehl „Drucken auf Realify PaperOffice™ DMS“ wird das zu druckende Dokument direkt in ein PDF/A für die Langzeitarchivierung umgewandelt und direkt in PaperOffice gespeichert.

PrinterConnect arbeitet mit jeder handelsüblichen Software zusammen.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Dokumentmappen (Anzeigeliste) (Unterfunktion 3 von 71)

In der Dokumentmappenliste werden alle Dokumentmappen aufgelistet, welche z.B. im Ansichten- Manager festgelegt oder durch die Live-Stichwortsuche gefunden wurden und ist das zentrale Anzeigeelement in Realify PaperOffice™ DMS für die Auflistung von Dokumentmappen.

Sie können alle Dokumentmappen, welche in der Dokumentmappenliste angezeigt werden sollten umfangreich filtern, gruppieren oder als Liste ausdrucken.

Des Weiteren können Sie festlegen, welche Dokumentmappen- Felder in der Liste angezeigt werden oder z.B. die Feld- Reihenfolge ändern.

Schnell-Aktionen für die markierte Dokumentmappe über das Kontext-Menu maximieren die Bearbeitungsgeschwindigkeit auf ein absolutes Höchstmaß.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Virtuelle Dokumente (Übersicht) (Unterfunktion 4 von 71)

Virtuelle Dokumente sind die zentralen Speicherelemente in PaperOffice und werden in Ordnern gespeichert, welche sozusagen als Sammelcontainer Ihrer Dokumente dienen.

Sie können in einen virtuellen Ordner nahezu jeden Inhalt, wie Papierdokumente, Dateien oder Digitalbilder einfügen. Virtuelle Ordner sind vergleichbar mit handelsüblichen Hängemappen oder Ihnen bekannten Windows Ordnern. Anschliessend können die Dokumente umfangreich mit verschiedenen Eigenschaften versehen, mit Kontakten verknüpft, auf Wiedervorlage gelegt, mit Benutzerrechten versehen werden.

Die Dokumente werden gesammelt, sortiert und in einer digitalen zentralen Datenbank abgelegt, welche sich wahlweise auf ihrem lokalen PC, Server oder NAS-Laufwerk befindet.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


(Unterfunktion 5 von 71)

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


(Unterfunktion 6 von 71)

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


ScanConnect (Unterfunktion 7 von 71)

Hierbei handelt es sich um das zentrale Werkzeug um Papierdokumente einzuscannen oder Bilddateien von der Festplatte als virtueller Scan einzulesen.

Aktivieren Sie optional Scanoptionen, wie ADF oder Duplex, insofern Ihr Scanner diese nicht automatisch aktiviert.

Anschliessend können Sie auswählen, was nach dem Einscannen passieren soll, wie z.B. Auftrennen: Weisse Trennblätter werden gesucht und die Dokumente werden in einzelne aufgetrennt.

ScanConnect unterstützt nahezu alle handelsüblichen Scanner, doppelseitiges Scannen wie auch die automatische Dokumentzufuhr.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


(Unterfunktion 8 von 71)

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


(Unterfunktion 9 von 71)

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


(Unterfunktion 10 von 71)

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


(Unterfunktion 11 von 71)

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


(Unterfunktion 12 von 71)

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Originalablage (Unterfunktion 13 von 71)

Hier kann hinterlegt werden, wo das Originaldokument abgelegt wurde. Originalablageorte können in der Originalablageort- Verwaltung administriert werden. Sie finden das passende Originaldokument schnell wieder oder werden z.B. beim Löschen der Dokumentmappe darauf hingewiesen das Original zu vernichten.

Starter-Editionab Basic-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Dokumentmappenart (Unterfunktion 14 von 71)

Jeder Dokumentmappe kann eine primäre und eine sekundäre Dokumentmappenart zugewiesen werden. Nach diesen Dokumentmappenarten kann im Anzeigemanager gefiltert werden um z.B. nur alle Rechnungen angezeigt zu bekommen. Dokumentmappenarten können frei angelegt und administriert werden.

Starter-Editionab Basic-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Belegdatum (Unterfunktion 15 von 71)

Hinterlegen Sie das Belegdatum direkt in der Dokumentmappe. Der Anzeigemanager kann auf diese Datumsangaben eingegrenzt werden um z.B. nur Dokumentmappen anzuzeigen, welche letzen Mai erstellt wurden.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Belegnummer (Unterfunktion 16 von 71)

Sie können die jeweilige Belegnummer direkt hinterlegen um später danach z.B. mit der erweiterten Suche danach zu suchen.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Beträge und MwSt (Unterfunktion 17 von 71)

Zu der Dokumentmappe können Netto- und Brutto-Beträge sowie der jeweilige MwSt Satz hinterlegt werden. So lassen sich in der Dokumentmappenliste automatisch Summen von ausgewählten Dokumentmappen berechnen.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Dokumentmappennotiz (Unterfunktion 18 von 71)

Zu jeder Dokumentmappe können Notizen, Hinweise oder Arbeitsanweisungen hinterlegt werden. Diese werden automatisch als virtueller PostIt angezeigt, sobald die Dokumentmappe angezeigt wird.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Integration in Dokumentmappen-Vorschau (Unterfunktion 19 von 71)

Integration in Dokumentmappen-Vorschau: Diese wird um den Reiter „hinterlegte Notizen“ erweitert und stellt so direkt in der Vorschau allen die Dokumentmappennotiz zur Verfügung

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


ScreenCapture (Unterfunktion 20 von 71)

Mit ScreenCapture erstellen Sie Bildschirmausdrucke auf Knopfdruck und speichern diese direkt in PaperOffice.

Bildschirmdruck vom SAP oder Onlinebanking? Kein Problem. Simpler Druck auf die Druck-Taste erstellt den gewünschten Bildschirmdruck und gibt diesen an PaperOffice weiter.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Dokumentmappenstatus (Unterfunktion 21 von 71)

Jede Dokumentmappe kann mit Statuszuständen versehen werden. Diese Statuszustände werden in der Dokumentmappenliste sichtbar aufgelistet, was den internen Workflow erheblich vereinfacht.

Starter-Editionab Basic-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Virtuelle Dokumente (Basis-Eigenschaften) (Unterfunktion 22 von 71)

In Basis Eigenschaften der virtuellen Dokumente können frei wählbare Dokumentnamen eingetragen und weiterführende Datumsangaben, wie "Datum auf dem Dokument", "Posteingang oder Wiedervorlagedatum" festgelegt werden. So können Sie später Ihre Suche auf bestimmte Dokumenteigenschaften, wie Datumsangaben, eingegrenzt werden.

Zudem können zusätzliche Dokumentbemerkungen eingegeben oder der Dokumentinhalt beschrieben werden.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Virtuelle Dokumente (Verschlagwortung) (Unterfunktion 23 von 71)

Sie können Dokumente mit einer Priorisierung versehen, um so zu kennzeichnen, dass das Dokument eine Wichtigkeitsstufe von "niedrig" bis "hoch" besitzt. Zudem kann der Dokumentstatus festgelegt werden, diesem kann eine Farbe zugewiesen werden, welche in der Dokumentliste erscheint.

Schlüsselwörter, Dokumenttypen und Originalablageorte können ebenfalls hinterlegt werden.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


OutlookConnect (Unterfunktion 24 von 71)

Das OutlookConnect baut eine dynamische Live-Echtzeitverbindung zu Ihrem installierten Outlook auf und lässt Sie direkt aus PaperOffice heraus auf diese bestehenden Daten zugreifen.

So können z.B. virtuelle Dokumente mit Outlook-Terminen verknüpft werden, welche dann ohne Synchronisierung in Echtzeit in Ihrem Outlook-Kalender erscheinen.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


OfficeConnect (Unterfunktion 25 von 71)

Office Dokumente können aus der Oberfläche heraus, via Drag&Drop oder direkt aus Microsoft Office hinzugefügt werden. Die hinzugefügten Office Dokumente werden anschliessend mit SmartSpell Texterkennung verarbeitet und hochverschlüsselt in der PaperOffice Datenbank abgelegt.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


FolderConnect Verzeichnis Überwachung (Unterfunktion 26 von 71)

Mit der Verzeichnisüberwachung lassen sich Windows-Verzeichnisse und Outlook-Verzeichnisse überwachen und vordefinierte Aktionen ausführen sobald neue Dateien in diesen Verzeichnissen vorhanden sind.

So werden z.B. neue Dateien in die von Ihnen festgelegten Ordner importiert, denen eine bestimmte Bezeichnung zugeordnet und Dokumentstatus festgelegt.

So werden nahezu unbegrenzte Möglichkeiten angeboten, um Dateien jeglicher Art vollautomatisiert aufzunehmen, zu verschlagworten und in PaperOffice zu speichern.

Zusätzlich und nicht standartmäßig bietet PaperOffice ausserdem die Unterstützung von XML-Steuerdateien.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Virtuelle Dokumente (Benutzerdefinierte Formulare) (Unterfunktion 27 von 71)

Die benutzerdefinierten Formulare eröffnen maximale Anpassungsmöglichkeiten für die virtuellen Dokumente. So können ganz verschiedene benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

Sie können bestimmen, bei welchem Dokumenttyp diese angezeigt werden und einsehen, wieviele Dokumente das eine oder das andere benutzerdefinierte Feld nutzen.

Mit dem Formular Designer sind neue Formulare schnell neu erstellt und werden direkt in das Dokument auf Wunsch eingebunden.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Benutzer- und Rechteverwaltung (Unterfunktion 28 von 71)

Mit der zentralen Benutzerverwaltung kann die Administration der Benutzerstammsätze zentral in Realify PaperOffice™ DMS vorgenommen werden, so haben Sie die Übersicht über alle Benutzerdaten.

Die Benutzerverwaltung bietet in Realify PaperOffice™ DMS zahlreiche Funktionen zur Verwaltung komplexer Benutzerstrukturen innerhalb Ihres Netzwerkes mit verschiedenen Rechten, Zuordnung von Gruppen, Passwort Hinterlegung an.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Virtuelle Dokumentmappen (Objektverwaltung) (Unterfunktion 29 von 71)

Alle Dokumente die zueinander gehören und nicht durch einen Ordner miteinander verbunden werden sollten, wie z.B. die zu einem Geschäftsvorgang gehören (Anfrage A123, Angebot A123, Rechnung A123, Storno A123 usw) können in Dokumentmappen verbunden werden.

Jedes hinzugefügte Dokument wird direkt als Vorschaubild angezeigt und aufgelistet.

Neue Dokumente können schnell vom z.B. Scanner, Festplatte oder Netzwerk, per Drag&Drop hinzugefügt und in eine Dokumentmappe verbunden werden.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Virtuelle Dokumente (Sicherheit | Freigabestufe) (Unterfunktion 30 von 71)

Hier kann zusätzlich explizit festgelegt werden, über welche Freigabestufe das eine oder andere Dokument verfügt. Benutzer unterhalb dieser Freigabestufe bekommen das Dokument nicht angezeigt.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Netzwerk und Teamwork (Unterfunktion 31 von 71)

Durch Netzwerk und Teamwork wird das gemeinsame Arbeiten mit zentral gespeicherten Dokumenten und Informationen zum Kinderspiel.

Selbst die Zuweisung und Kontrolle von Erledigungen an andere Benutzer von Dokumenten ist in sekundenschnelle eingerichtet.

Dabei stellt die Netzwerkkontrolle ständig sicher, dass z.B. Benutzer netzwerkweit nur die für sie zugelassenen Dokumentmappen und Informationen einsehen können und doppelt geöffnete Dokumentmappen nicht gleichzeitig bearbeitet werden können um inkonsistente Daten zu vermeiden.

Umfangreiche Tools und Werkzeuge für ein netzwerkweites Teamwork in Verbindung mit der automatischen Dokumentmappenverlaufs- Historie und integrierte Messaging-Tools wie z.B. Echtzeitchat innerhalb der Realify PaperOffice™ DMS Datenbanken realisieren perfekte Workflows und bieten ein absolutes Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


FormularDesigner (Unterfunktion 32 von 71)

Der FormularDesigner bietet Ihnen die Möglichkeit, innerhalb der Dokumentmappe eigene benutzerdefinierte Formulare zu erstellen und einzubinden. So lassen sich absolut flexible Informationen direkt in der Dokumentmappe festhalten und mit dem ReportDesigner direkt als Reports oder Ausdruckvorlagen ausgeben.

Sie benötigen eine Vertragsverwaltung mit ausdruckbaren Vertragsunterlagen und inbegriffener Fristenverwaltung? Das alles lässt sich mit dem FormularDesigner realisieren.

Dabei kann der FormularDesigner sogar auf bereits bestehende Datenbanken z.B. aus Ihrem Datev, ERP oder Exchange zugreifen und diese Informationen live direkt in der Dokumentmappe anzeigen.

Das Bereitstellen von Vorlagen für Dokumentmappen runden dieses unglaubliche Multifunktionswerkzeug ab und geben Ihnen eine maximal Anpassungsmöglichkeit.

Starter-EditionBasic-EditionBusiness-Editionexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


MDB-Datenspeicherung (Unterfunktion 33 von 71)

Die MDB-Datenspeicherung wird von Realify PaperOffice™ DMS standardmässig zur Datenspeicherung eingesetzt.

Dabei werden die in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Dateien und Dokumente wahlweise im Windows-Dateisystem gespeichert und als Pfad in der MDB-Datenbank gespeichert.

Dabei beinhaltet die MDB-Datenbank alle Informationen zu Dokumentmappen, Kategorie- Ordnern und z.B. auch Kalendereinträge. Diese MDB-Datenbank kann lokal oder je nach Version auch auf Netzwerklaufwerken oder Servern gespeichert sein, damit mehrere Benutzer gleichzeitigen Zugriff erhalten und im Team arbeiten können.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


MDB-Datenbankverwaltung (Unterfunktion 34 von 71)

Mit der Datenbankverwaltung können neue leere MDB-Datenbanken für Realify PaperOffice™ DMS angelegt, verwaltet und verbunden werden.

Des Weiteren bietet diese eine Übersicht über alle vorhandenen MDB-Datenbanken, zeigt auf Wunsch den Datenbankinhalt im Detail an und bietet automatische Datenbankkomprimierung an.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


MDB-Datensicherung (Unterfunktion 35 von 71)

Über die integrierte Datensicherung können Realify PaperOffice™ DMS MDB-Datenbanken schnell und zuverlässig gesichert werden.

Dabei können diese Aufgaben manuell oder automatisch durchgeführt werden sowie auch auf verschiedenen Medien erfolgen.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


ReportDesigner (Unterfunktion 36 von 71)

Der ReportDesigner integriert sich vollständig in Realify PaperOffice™ DMS und bietet die Möglichkeit, umfangreiche Reports aus Dokumentmappen- Informationen zu generieren.

So kann der ReportDesigner auf jedes Eingabefeld der Dokumentmappe zugreifen, nahezu unbegrenzt durch den Einsatz von HTML & CSS gestaltet werden und so z.B. Deckblätter, Projektzusammenfassungen oder Laufscheine für den Workflow erzeugen.

Einmal erstellte Reports können direkt aus der Dokumentmappenliste erzeugt, gedruckt oder in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert werden.

Die integrierte umfangreiche Druckvorschau macht zudem aus dem ReportDesigner das perfekte Werkzeug.

Starter-EditionBasic-EditionBusiness-Editionexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


SQL Datenspeicherung (Unterfunktion 37 von 71)

Die SQL-Datenspeicherung wird optional benutzt und bietet durch einzigartige Performance, Fähigkeiten und Funktionen das Maximalste was Realify PaperOffice™ DMS zu bieten hat.

Nicht nur, dass alle in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Dateien direkt hochverschlüsselt auf Binärebene direkt in der SQL-Datenbank gespeichert werden – es wird kein Windows-Dateiverzeichnis benötigt.

Durch die patentierte Stealth&Secure Technologie sind so keinerlei Dateien im Dateiverzeichnis sichtbar oder auffindbar, sondern liegen mit einer AES-512bit Verschlüsselung gesichert direkt in der SQL-Datenbank.

Die SQL-Datenbank kann sich sowohl auf Ihrem lokalen PC, in Ihrem Netzwerk oder durch Realify Secure Personal Server (RSPS) auf jedem weltweiten Server befinden – die absolute Sicherheit insbesondere bei Bränden oder Überschwemmungen. Des Weiteren nutzt die SQL-Datenspeicherung die revisionssichere Versionierung und garantiert so rechts- und gesetzeskonforme Speicherung auf absolut höchtem Niveau.

Starter-EditionBasic-EditionBusiness-Editionexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Ordner Verwaltung (Unterfunktion 38 von 71)

Die Ordner Verwaltung ermöglicht es individuelle Ordnerstrukturen mit Ober- und Unterordnern aufzubauen.

Diese verschiedenen Ordner können anschliessend z.B. visuell gekennzeichnet, denen eine Bemerkung hinterlegt, mit Kontakten verbunden oder mit Freigabestufen versehen werden.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


SQL-Datenbankmanager (Unterfunktion 39 von 71)

Der Realify PaperOffice™ DMS Datenbankmanager konfiguriert vollautomatisch SQL-Datenbanken für den Einsatz mit Realify PaperOffice™ DMS, nimmt notwendige Systemanpassungen vor und legt alle für den SQL-Betrieb benötigten Datenbanken, Tabellen und Indexe an.

Diese einmalige SQL-Einrichtung ist notwendig, um das Stealth&Secure-Modul, das Modul für die revisionssichere Datenspeicherung, das Versionierungs-Modul und die AES512-Verschlüsselung des Verschlüsselungs-Modul zu aktivieren.

Starter-EditionBasic-EditionBusiness-Editionexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Live-Schnellsuche (Unterfunktion 40 von 71)

Die Live-Stichwortsuche funktioniert wie eine Suchmaschine, mit welcher Sie blitzschnell alle Ihre in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Dokumente, Dateien und Unterlagen finden werden.

Dabei unterscheidet die Live-Stichwortsuche nicht nach dem ursprünglichen Quellmedium, sondern durchsucht durch Hochleistungsalgorithmen in Echtzeit alle verfügbaren Informationen, egal ob es sich z.B. um ein Papierdokument, PDF-Dokument, Office-Datei oder Digitalfoto handelt.

Sogar gespeicherte Kontakte und Kalendereinträge werden durchsucht: Sie erhalten durch ein simples Suchwort alle Ergebnisse, egal wo und wie diese gespeichert wurden.

Die Suchtechnologie in Realify PaperOffice™ DMS ist einzigartig und Sie werden diese nie wieder missen wollen.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


SQL-Revisionssichere Versionierung (Unterfunktion 41 von 71)

Über die revisionssichere Versionierung wird rechts- und gesetzeskonform sichergestellt, dass das originale Ursprungsdokument, welches in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert wurde, nicht verändert werden kann und jederzeit zur Verfügung steht.

Sobald ein Dokumentmappenobjekt verändert wird, so wird eine Schattenkopie erstellt und automatisch versioniert.

Sie können dann zu dieser Version Notizen hinterlegen und jederzeit, wie in einer Zeitmaschine, zu jeweiligen Versionen springen.

Das Originaldokument bleibt immer unangetastet als Version 1.0 erhalten und kann auch mit technischen Hilfsmitteln nicht mehr verändert werden.

Starter-EditionBasic-EditionBusiness-Editionexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Anzeige von Benutzerdaten (Unterfunktion 42 von 71)

Im Suchergebnis wird direkt angezeigt, wer gefundene Dokumentmappen zuletzt und zu welchem Datum geändert hat.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Erweiterte Suche (Unterfunktion 43 von 71)

Mit der erweiterten Suche kann die schon ohnehin leistungsstarke Live-Schnellsuche nochmals verfeinert werden um z.B. Unterlagen von bestimmten Personen, Benutzern oder Ablagedatum zu finden.

Die Möglichkeit auf Eingrenzung nach bestimmten Dokumentmappenarten und benutzerdefinierten Feldern macht diese erweiterte Suche unglaublich leistungsfähig.

Und die Möglichkeit wiederkehrende Suchen abzuspeichern und bei Bedarf einfach wieder aufzurufen, maximiert die Benutzerfreundlichkeit und Effektivität.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Archivverwaltung (Unterfunktion 44 von 71)

Alle Realify PaperOffice™ DMS Datenbanken können jederzeit in einen oder mehrere Archive unterteilt werden.

Mit einer solch logischen Unterteilung lässt sich eine Trennung in z.B. geschäftlich/privat oder Allgemein/Einkauf/Verkauf/Produktion realisieren.

Dabei kann global festgelegt werden, welche Benutzer auf welche Archive Zugriff haben.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


(Unterfunktion 45 von 71)

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Update & Support Paket (USP) (Unterfunktion 46 von 71)

Das Update & Support Paket stellt nicht nur sicher, dass Sie jederzeit das neueste und beste Realify PaperOffice™ DMS-Release nutzen, sondern gibt Ihnen auch durch umfangreiche erstklassige Supportleistungen das gute Gefühl in sicheren Händen zu sein und einen ganz persönlichen Ansprechpartner an der Seite zu haben.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Anzeige-Manager (Unterfunktion 47 von 71)

Der Anzeige-Manager bietet die Möglichkeit, Dokumentmappen nach den verschiedensten Möglichkeiten anzeigen zu lassen.

So lassen sich z.B. Dokumentmappen nach zugewiesenem Kategorie- Ordner, nach Datum oder nach verknüpften Kontakten anzeigen.

Die ausgewählte Anzeige-Art wird je nach Vorgabe in einem Baummenü aufgelistet, welches auch nach Stichwörtern durchsucht werden kann.

Sobald in diesem Baummenü der gewünschte Eintrag ausgewählt wird, wird die Auflistung der Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste dementsprechend angepasst und neu geladen.

Insgesamt stehen 8 verschiedene Anzeige-Möglichkeiten zur Verfügung.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Benutzerdefinierte Felder Verwaltung (Unterfunktion 48 von 71)

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Felder anzulegen um diese in virtuellen Dokumentmappen zu benutzen.

Sie benötigen das Eingabefeld „Kundennummer“? Mit wenigen Mausklicks steht Ihnen dieses zur Verfügung.

Und das auch in der erweiterten Suche und Dokumentmappenlisten. Dabei können den Feldern die Feldtypen und sogar Standardwerte zugewiesen werden.

Benutzerdefinierte Felder gelten wahlweise für ein oder alle Archive.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Praxiserprobte und perfekte Dokument- und Kategoriestrukturen (Unterfunktion 49 von 71)

Unsere Realify PaperOffice™ DMS Experten analysieren und planen zusammen mit Ihnen, wie Ihre Branchenlösung optimal und bestens in Ihren bestehenden Arbeitsablauf, Workflow und Mitarbeiterfluss integriert wird.

Dabei wird Ihre derzeitige Infrastruktur sowie Ihre bisherige Arbeitsweise durch den Einsatz von Realify PaperOffice™ DMS auf ein Höchstmaß optimiert und alle Ressourcen effizient genutzt.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Zugeschnittene und hochperformante Dokumentverwaltung (Unterfunktion 50 von 71)

Alle Arbeitsplätze werden mit Realify PaperOffice™ DMS optimal ausgerüstet, stehen sofort zum Produktivbetrieb bereit und sämtliche benötigten Maßnahmen und Anpassungen wie z.B. das Anlegen der Benutzer mit Zugriffsrechtzuweisung auf Basis Ihrer individuellen Vorgaben erfolgt durch unsere Experten damit Sie sich vollkommen auf den Einsatz von Realify PaperOffice™ DMS konzentrieren können.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Individuelle und speziell angepasste Erfassungs-Formulare (Unterfunktion 51 von 71)

Für die perfekte Integration in Ihre Arbeitsabläufe werden speziell auf Sie zugeschnittene benutzerdefinierte Formulare auf der Basis von praxiserprobten Vorgehensweisen erstellt und direkt in Realify PaperOffice™ DMS eingebunden.

Durch die direkte Hinterlegung und Speicherung von Erfassungsdaten zusammen im Informations- und Dokumentenpool wird Ihre Arbeitsweise auf ein Maximum optimiert.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Globale Anpassung und Optimierung auf Basis Ihrer Planungsdaten (Unterfunktion 52 von 71)

Dabei werden alle benötigten Programm-Vorgaben direkt und speziell auf Sie bezogen eingerichtet und schon fertig vorkonfiguriert. Das betrifft das Hinzufügen von eigenen und benötigten benutzerdefinierten Feldern für die individuelle Erfassung von bestimmten Daten wie auch das Verändern oder Hinzufügen von bereits eingesetzten Dokument-Farben oder Symbole.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Dokumentmappen-Vorschau (Unterfunktion 53 von 71)

Die Dokumentmappen- Vorschau ist das zentrale Element, welches immer eine umfangreiche Vorschau der aktuell ausgewählten Dokumentmappe anzeigt.

So werden zu den Dokumentmappen- Informationen, wie Bezeichnung und Symbol, auch alle in der Dokumentmappe enthaltenen Objekte als Vorschaubild im FlipView, zusammen mit dem dazugehörigen OCR-Text, verknüpften Kontakten, hinterlegten Notizen oder dem Dokumentmappenverlauf angezeigt.

Des Weiteren werden verschiedene Möglichkeiten zur Vorschaubildanzeige angeboten, welche auch im Vollbildmodus erfolgen können.

Bei Rechtsklick auf ein Objekt stehen Ihnen umfangreiche Möglichkeiten für das aktuelle Dokumentmappen-Objekt zur Verfügung. Die Möglichkeiten, Objekte direkt in dieser Ansicht zu exportieren, versenden und zu Bearbeiten macht die visuelle Darstellung innerhalb von Realify PaperOffice™ DMS absolut einzigartig.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Erfassung vorhandener Dokumente und Dokument-Optimierung (Unterfunktion 54 von 71)

Bereits vorhanden Dokumente können je nach Wunsch komplett oder teilweise in Ihr Realify PaperOffice™ DMS importiert, fertig verschlagwortet und kategorisiert werden.

Auch eigene Druckvorlagen oder Deckblätter können durch den integrierten ReportDesigner gemäss Ihrem Wunsch erstellt und für die Nutzung freigegeben werden.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Virtuelle Dokumente (Kontakte | Adressen) (Unterfunktion 55 von 71)

Virtuelle Dokumente können mit Kontakten oder Adressen verknüpft werden um später direkt aus der Kontaktverwaltung danach zu filtern.

Zu welchem Kunden existieren welche Dokumente?

Rufen Sie einfach den Kontakt in der Kontaktverwaltung auf, um alle Dokumente, welche mit dem Kontakt verbunden sind, angezeigt zu bekommen.

Des Weiteren können jedem verknüpften Dokument individuelle Bemerkungen hinterlegt werden. In Verbindung mit dem OutlookLiveConnect können sogar bestehende Outlook-Kontakte verknüpft werden.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


WorkBench (Unterfunktion 56 von 71)

Ermöglicht direktes Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind ohne dass die dafür benötigte Software installiert ist.

So kann die Reihenfolge der Dokumentseiten geändert werden, mehrere Dokumente miteinander verbunden und aus Einzelseiten bestehender Dokumente neue erstellt werden.

Zudem lässt sich das Dokument danach in sekundenschnelle als neues Dokument speichert oder versionieren, drucken, mailen, faxen oder als PDF exportieren.

Seiten verschiedener Dokumente können so problemlos miteinander verbunden werden.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Termin- und Wiedervorlage Verwaltung (Unterfunktion 57 von 71)

Mit der integrierten netzwerkfähigen Termin- und Wiedervorlageverwaltung verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Termin, Ereignis oder Frist.

So können Sie beliebig viele Dokumentmappen mit Ereignissen verknüpfen, welche dann direkt in der Termin- und Wiedervorlageverwaltung erscheinen.

Des Weiteren unterstützen Sie bekannte Optionen wie Erinnerung, einmalige Termine, wiederkehrende Termine oder die Direktverknüpfung von Einträgen mit der passenden Dokumentmappe.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


PasswordSafe Passwörter Verwaltung (Unterfunktion 58 von 71)

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Felder anzulegen um diese in virtuellen Dokumentmappen zu benutzen.

Sie benötigen das Eingabefeld „Kundennummer“? Mit wenigen Mausklicks steht Ihnen dieses zur Verfügung.

Und das auch in der erweiterten Suche und Dokumentmappenlisten. Dabei können den Feldern die Feldtypen und sogar Standardwerte zugewiesen werden.

Benutzerdefinierte Felder gelten wahlweise für ein oder alle Archive.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Notizen und Aufgaben Verwaltung (Unterfunktion 59 von 71)

Anmerkungen und Kennzeichnungen können direkt auf Ihre Dokumente und Dateien gesetzt werden.

Zusätzlich können auf die Notizen Aufgaben mit Erledigungen und Zeitvorgaben zugewiesen werden.

Nichtvollendete oder bereits erledigte Aufgaben können so übersichtlich festgehalten werden.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Schlüsselwörter Verwaltung (Unterfunktion 60 von 71)

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Felder anzulegen um diese in virtuellen Dokumentmappen zu benutzen.

Sie benötigen das Eingabefeld „Kundennummer“? Mit wenigen Mausklicks steht Ihnen dieses zur Verfügung.

Und das auch in der erweiterten Suche und Dokumentmappenlisten. Dabei können den Feldern die Feldtypen und sogar Standardwerte zugewiesen werden.

Benutzerdefinierte Felder gelten wahlweise für ein oder alle Archive.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Dokumentstatus Verwaltung (Unterfunktion 61 von 71)

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Felder anzulegen um diese in virtuellen Dokumentmappen zu benutzen.

Sie benötigen das Eingabefeld „Kundennummer“? Mit wenigen Mausklicks steht Ihnen dieses zur Verfügung.

Und das auch in der erweiterten Suche und Dokumentmappenlisten. Dabei können den Feldern die Feldtypen und sogar Standardwerte zugewiesen werden.

Benutzerdefinierte Felder gelten wahlweise für ein oder alle Archive.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Dokumenttyp Verwaltung (Unterfunktion 62 von 71)

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Felder anzulegen um diese in virtuellen Dokumentmappen zu benutzen.

Sie benötigen das Eingabefeld „Kundennummer“? Mit wenigen Mausklicks steht Ihnen dieses zur Verfügung.

Und das auch in der erweiterten Suche und Dokumentmappenlisten. Dabei können den Feldern die Feldtypen und sogar Standardwerte zugewiesen werden.

Benutzerdefinierte Felder gelten wahlweise für ein oder alle Archive.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


SmartSpell Textkorrektur (Unterfunktion 63 von 71)

Die intelligente SmartSpell Textkorrektur lernt nach jeder Texterkennung automatisch nichterkannte Begriffe und fügt Sie Ihrem persönlichen Wörterbuch hinzu.

Sie können entweder aus diesen Vorschlägen wählen oder eigene spezifische Wörter hinzufügen.

Nach diesem Lernprozess wird SmartSpell auf Basis Ihrer Vorgaben alle weiteren Texterkennungen automatisch korrigieren.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Kontakt- und Adressverwaltung (Unterfunktion 64 von 71)

Mit der integrierten netzwerkfähigen Kontakt- und Adressverwaltung können Sie Dokumentmappen direkt mit Kontakten verknüpfen.

Um sich z.B. alle Dokumentmappen von einer bestimmten Person per Mausklick anzeigen zu lassen und schon in der Dokumentmappe Zugriff auf wichtige Kontaktdaten zu erhalten.

So kann bei Aufruf einer Eingangsrechnung automatisch der verknüpfte Kontakt angezeigt werden und alle weiteren zu diesem Kontakt vorhandenen Dokumentmappen.

Starter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Notiz- und Kurzmitteilungsverwaltung (Unterfunktion 65 von 71)

Mit der Notizverwaltung können bequem Notizen innerhalb von Realify PaperOffice™ DMS erstellt und verwaltet werden.

Sie können sogar Notizen für andere Benutzer verfügbar machen und so Kurzmitteilungen versenden.

Des Weiteren können Notizen farblich gekennzeichnet und benannt werden.

Die Ansichtsoptionen als Symbole, Liste oder nach Frabe runden dies ab.

in allen Editionen vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


SmartSpell Texterkennung (Unterfunktion 66 von 71)

Die weltweit einzigartige SmartSpell Texterkennung extrahiert den Text aus nahezu jeder beliebigen Datei oder Papierdokument und erstellt einen Volltextsuche-Katalog.

Für diese perfekte Texterkennung sorgen umfangreiche branchentypische Wörterbücher aus vielen verschiedenen Bereichen wie Medizin, Recht, Wirtschaft und Industrie. SmartSpell unterstützt mehr als 160 Sprachen sowie selbstverständlich sämtliche Sonderzeichensätze von kyrillisch über japanisch bis hin zu arabisch.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Originalablage Verwaltung (Unterfunktion 67 von 71)

Hier kann vordefiniert werden, wo Originaldokumente und Originalunterlagen aufbewahrt werden, welche in PaperOffice gespeichert werden.

Diese vordefinierten Aufbewahrungsorte stehen dann in jedem Dokument in Dokumenteigenschaften und Verschlagwortung per Schnellauswahl zur Verfügung.

So lassen sich z.B. wichtige Originale, Gutachten oder Bescheinigungen, welche in kürzester Zeit im Original auffindbar sein müssen, mit nur wenigen Mausklicks auffinden.

Das eingescannte Original steht zur schnellen Einsicht jederzeit in PaperOffice zur Verfügung, zudem ist auch der reale Originalablageort jederzeit einsehbar.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


AES-Verschlüsselung (MDB&mySQL) (Unterfunktion 68 von 71)

Das AES-Verschlüsselungsmodul verschlüsselt die in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Dokumente und Dateien je nach Schlüsselstärke unknackbar.

Dabei kann die Verschlüsselung bei MDB-Datenbanken wahlweise pro Archiv aktiviert oder deaktiviert werden.

Bei mySQL-Datenbanken ist aufgrund der Stealth&Secure Technologie das AES-512bit immer aktiv.

Je nach Realify PaperOffice™ DMS Version werden verschieden starke AES-Verschlüsselungsstärken unterstützt

Starter-EditionBasic-Edition

128bit
Business-Edition
256bit
Corporate-Edition
512bit


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


Stealth&Secure (Unterfunktion 69 von 71)

Dieses Modul bietet durch patentierte Fähigkeiten die nahezu unsichtbare Speicherung aller Informationen direkt in der SQL-Datenbank.

Dazu wird das Dokument bereits beim Speichern in Realify PaperOffice™ DMS auf Binärebene zerlegt, hochgradig mit AES512bit verschlüsselt und im verschlüsselten Rohformat direkt in der Realify PaperOffice™ DMS SQL-Datenbank revisionssicher und auf Dateiebene unsichtbar abgespeichert.

Starter-EditionBasic-EditionBusiness-Editionexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


ImportConnect (Unterfunktion 70 von 71)

Mit ImportConnect können Sie schnell und sicher externe Datenbestände in die PaperOffice Datenbank importieren.

Dabei stehen verschiedene Importquellen zur Verfügung, welche ständig erweitert werden.

Sie organisieren bisher alle Dokumente in vielen Verzeichnissen oder in einer anderen Software? Der ImportConnect hilft Ihnen auch grosse Datenmengen automatisiert einzulesen. Dabei werden, Dank des integrierten IntelliMode, schon alle Daten während des Imports auf Konsistenz und Gültigkeit hin überprüft.

Des Weiteren können Sie auch nur z.B. Ihre Dateisystem - Verzeichnisstruktur alleine oder diese mit Ihren Dokumenten importieren.

Um den Massenimporter zu starten, wählen Sie vorerst den Ordner aus, in welchen der eine oder andere Import erfolgen soll, und klicken mit der rechten Maustaste, um das KontextMenu zu öffnen. Wählen danach "Massenimport in diesen Ordner aus"

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition


Vollbild

Klicken um die Ansicht zu maximieren


MassExport (Unterfunktion 71 von 71)

Um Dateien oder Dokumente ganz automatisiert aus PaperOffice heraus zu exportieren, können diese über den PaperOffice integrierten MassExport erfolgen.

So können Sie mit dem 1-Klick Massenexport alle verfügbaren Dokumente unverschlüsselt als Originaldatei exportieren und Ordnerstruktur im Dateisystem erstellen.

Starter-Edition
Basic-Edition
Business-Edition
Corporate-Edition

Dieses Modul beinhaltet insgesamt 71 Unterfunktionen
Beraten lassen
Präsentieren lassen
Newsletter sichern
Ein speziell auf Ihre Fragen vorbereiteter PaperOffice-Fachberater ruft Sie umgehend zurück.
Ein Realify-Fachberater führt Ihnen unser Realify PaperOffice™ DMS 2015 wahlweise auf Ihrem PC oder auf einem fertig konfigurierten Demosystem vor - bequem per Internet.
Seien Sie bestens informiert und sichern Sie sich exklusive Angebote und Aktionen durch unseren Newsletter


© Copyright 2004-2017 Realify Systems, All rights reserved
Beratung zu Produkten (069 3487662 60) Bestellungen und Termine (069 3487662 65) Beratung zum Partnerprogramm (069 3487662 66)
Language IDs zeigen/nicht zeigen
Willkommen im autorisierten Onlinestore von
zurück nach oben