Netzwerk und Teamwork

Durch Netzwerk und Teamwork wird das gemeinsame Arbeiten mit zentral gespeicherten Dokumenten und Informationen zum Kinderspiel.

Selbst die Zuweisung und Kontrolle von Erledigungen an andere Benutzer von Dokumenten ist in sekundenschnelle eingerichtet.

Dabei stellt die Netzwerkkontrolle ständig sicher, dass z.B. Benutzer netzwerkweit nur die für sie zugelassenen Dokumente und Informationen einsehen können und Dokumente zur Bearbeitung nicht gleichzeitig geöffnet werden können um inkonsistente Daten zu vermeiden.

Umfangreiche Tools und Werkzeuge für ein netzwerkweites Teamwork in Verbindung mit der automatischen Aufgaben- Historie und integrierte Messaging-Tools innerhalb der PaperOffice Datenbanken realisieren perfekte Workflows und bieten ein absolutes Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz.


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Vermeidung doppelter Daten (Unterfunktion 1 von 9)

Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass das gleiche Dokument, welches zur Zeit von einem anderen Benutzer in Bearbeitung ausgecheckt wurde, für weitere Veränderungen gesperrt wird. Das Dokument kann zwar weiterhin geöffnet und auf Inhalte zugegriffen werden, jedoch sind Änderungen während der gesamten Öffnungsdauer nicht möglich. So werden doppelte Daten bzw. Verwerfen von eingegeben Daten vermieden.


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Vermeidung doppelter Anmeldungen (Unterfunktion 2 von 9)

Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass sich jeder Benutzer mit seinem Benutzernamen nur einmal an der PaperOffice Datenbank anmelden kann. Sollte der Benutzer mit seinem Benutzernamen bereits an der Datenbank angemeldet sein und sich nicht standardmäßig abgemeldet haben, so erscheint auf dem PC, wo sich jemand mit den gleichen Benutzernamen zu anmelden versucht diese Meldung. Für Sicherheitszwecke wird eine Kontosperrung einberufen.


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Aufgaben und Erledigungen für Benutzer festlegen (Unterfunktion 3 von 9)

Insofern ein Dokument von einem Benutzer z.B. durch Rechnungskontrolle oder Prüfung erledigt oder eine Aufgabe gesetzt werden muss, so können Sie entweder einen Bereich auf dem Dokument entsprechend kennzeichnen und Arbeitsanweisungen oder Bemerkungen hinterlegen oder aber eine Erledigung auf das ganze Dokument setzen. Beachten Sie dabei, dass dieses Dokument in "Gemeinsamen Dokumenten" hinterlegt werden muss, da ansonsten dieses Dokument für den anderen Benutzer im Netzwerk nicht sichtbar ist. Damit ein Benutzer das Dokument als erledigt kennzeichnet, muss er durch sein digitales Benutzerzertifikat in Form von Kontoanmeldung in PaperOffice bestätigen. Erledigungsoptionen können für einen oder mehrere Benutzer festgelegt werden, falls mehrere Benutzer das gleiche Dokument erledigen müssen. Ein Dokument gilt solange als unerledigt bis alle notwendigen Erledigungen als erledigt markiert wurden.


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Zeitvorgaben und Detailvorgaben festlegen (Unterfunktion 4 von 9)

Definieren Sie, wann die Aufgabe anfängt und bis wann diese fällig ist. Durch an und abwählen von Sternchen können Sie die Priorität Ihrer Aufgabe festlegen. Zudem können Sie ungefähren Zeitaufwand angeben, Aufgaben-Kategorien hinterlegen und Aufgaben-Status festlegen, wieviel bereits von der geplanten Aufgabe erledigt wurde.


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Ordnerstruktur im Netzwerk (Unterfunktion 5 von 9)

Für das Arbeiten im Netzwerk wird die Ordnerstruktur in "Meine Dokumente" (Ordner und Dokumente, die der aktuelle Benutzer abspeichert und welche nicht für das Netzwerk ersichtlich sind) und "Gemeinsame Dokumente" (Ordner und Dokumente, die netzwerkweit ersichtlich sind) aufgegliedert. Sie können ebenfalls die Dokumente aus "Meine Dokumente" in "Gemeinsame Dokumente" verschieben, um diese für das Netzwerk freizugeben und sichtbar zu machen.


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Dokumente als "in Bearbeitung" markieren (Unterfunktion 6 von 9)

Dokumente befinden sich automatisch im Bearbeitungsmodus, wenn diese noch nicht erledigt sind und der Tag bis wann die Aufgabe erledigt sein sollte noch nicht vorbei ist.
Sie können aber auch Dokumente zusätzlich als "in Bearbeitung" markieren, indem diese einen Status "in Bearbeitung" erhalten. So sehen Sie dies farblich markiert in der Dokumentliste.
Sie können aber auch durch die "Notizaufgabe" im Hauptmenu alle Aufgaben auflisten lassen, die verschiedene Erledigungen haben, wie "Unerledigt, Teilerledigt, Erledigt".


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Dokumentmappe auschecken und versenden (Unterfunktion 7 von 9)

Dokumentmappen können komplett aus dem Archiv ausgecheckt und in die eigene Sammelablage verschoben werden, insofern der Benutzer dafür die nötigen Rechte hat. Anschliessend kann die Dokumentmappe als Original an jeden beliebigen Benutzer versendet werden. Ausgecheckte Dokumentmappen befinden sich nicht mehr im Archiv und werden daher solange nicht berücksichtigt bis diese wieder eingecheckt werden. Sie können Dokumentmappen auch an Benutzer versenden, welche aktuell nicht in PaperOffice angemeldet sind.


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Dokumentmappenverlauf (Unterfunktion 8 von 9)

Sobald eine ausgecheckte Dokumentmappe aus der Sammelablage heraus an einen anderen Benutzer versendet wird, wird dieser Vorgang in dem automatischen Dokumentmappenverlauf festgehalten und visuell als Flussdiagramm dargestellt. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Dokumentmappe in Besitz hatte.


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Dokumentmappen intern versenden (Unterfunktion 9 von 9)

Jede versendete Dokumentmappe wird unter dem Punkt „Gesendete Dokumentmappen“ aufgelistet. Dabei kann im Gegensatz zu einer normalen Email jederzeit die Dokumentmappe zurückgeholt und dem Empfänger entzogen werden.

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